Guia Sismetro › Planilhas grátis › Plano de ação 5W2H
A reunião gerou uma lista de ações e, um mês depois, ninguém sabe quais foram feitas?
As sete colunas do 5W2H com status, % concluído e atraso calculado, e um painel com ações por status e por responsável. Para qualidade e PCM. Grátis, pronta para usar.
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Download na hora · abre no Excel e no Google Planilhas · vem com exemplo preenchido
Da Sismetro, nota 4,5 no Capterra em 121 avaliações
Plano de ação 5W2H: O quê, Por quê, Onde, Quando, Quem, Como e Quanto custa para cada ação.
Escreva cada ação começando por um verbo, com o motivo; uma ação por linha.
Preencha onde, as datas de início e prazo, um único responsável, como será feito e quanto custa.
Atualize o status e o % concluído (0%, 25%, 50%, 75% ou 100%) nas reuniões de acompanhamento.
Atraso = hoje − prazo enquanto a ação não estiver concluída; situação: Atrasado, Vence em 7 dias, No prazo, Concluído ou Cancelado.
Painel: avanço e custo por status, por responsável e por origem para cobrar os atrasados.
| Nº | O quê (What) | Quem (Who) | Quando – prazo | Quanto (How much) | Status | % concluído | Situação | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | 1 | Instalar sensor de vibração online no redutor da envasadora L2-ENV-01 | Paulo Nunes | 30/10/2026 | R$ 18.500,00 | Em andamento | 50% | No prazo |
| 3 | 2 | Revisar o plano de lubrificação da Linha 2 | Carla Souza | 30/09/2026 | R$ 0,00 | Concluído | 100% | Concluído |
| 4 | 3 | Treinar operadores no checklist diário de inspeção autônoma | Ana Ribeiro | 15/10/2026 | R$ 2.400,00 | Em andamento | 75% | Atrasado |
| 5 | 5 | Eliminar vazamentos de ar comprimido da linha 3 | Marcos Andrade | 31/10/2026 | R$ 1.800,00 | Não iniciado | 0% | No prazo |
| 6 | 6 | Instalar proteção fixa na transmissão da esteira L1-ESR-01 | Ana Ribeiro | 15/10/2026 | R$ 4.500,00 | Em andamento | 25% | Atrasado |
| 7 | 7 | Calibrar os manômetros da caldeira CAL-01 | Marcos Andrade | 24/10/2026 | R$ 950,00 | Em andamento | 50% | Vence em 7 dias |
| 8 | 9 | Implantar 5S na oficina de manutenção | Pedro Alves | 18/12/2026 | R$ 1.200,00 | Não iniciado | 0% | No prazo |
| 9 | 11 | Avaliar retrofit dos queimadores do forno L1-FRN-01 | Paulo Nunes | 30/09/2026 | R$ 0,00 | Cancelado | 25% | Cancelado |
Situação calculada pelo prazo e pelo status (hoje = 20/10/2026).
| Situação | Ações | % do total | |
|---|---|---|---|
| 2 | No prazo | 4 | 33% |
| 3 | Vence em 7 dias | 2 | 17% |
| 4 | Atrasado | 2 | 17% |
| 5 | Sem prazo | 0 | 0% |
| 6 | Concluído | 3 | 25% |
| 7 | Cancelado | 1 | 8% |
| Tema | Nesta planilha | No Sismetro | |
|---|---|---|---|
| 2 | Origem das ações | Digitadas à mão depois da auditoria ou da análise de falha. | Ações nascem das não conformidades e análises registradas na gestão da qualidade. |
| 3 | Execução | Responsável recebe a lista por e-mail ou na reunião. | Ação de manutenção vira OS para a equipe, com execução pelo app. |
| 4 | Acompanhamento | % concluído atualizado na reunião, se alguém lembrar. | Status atualizado pela própria execução das OS, com histórico. |
| 5 | Atrasos | Fórmula calcula; ninguém é avisado. | Alertas e dashboards com as pendências e o backlog por responsável. |
| 6 | Evidência | Coluna de observação. | Evidência e registros vinculados à OS e à não conformidade, prontos para auditoria. |
| 7 | Padronização | Cada área usa o seu modelo de planilha. | Playbooks e checklists digitais padronizam como cada tipo de ação é feito. |
Clique nas abas e veja o modelo por dentro, com o exemplo preenchido.
Plano de ação 5W2H: O quê, Por quê, Onde, Quando, Quem, Como e Quanto custa para cada ação.
Escreva cada ação começando por um verbo, com o motivo; uma ação por linha.
Preencha onde, as datas de início e prazo, um único responsável, como será feito e quanto custa.
Atualize o status e o % concluído (0%, 25%, 50%, 75% ou 100%) nas reuniões de acompanhamento.
Atraso = hoje − prazo enquanto a ação não estiver concluída; situação: Atrasado, Vence em 7 dias, No prazo, Concluído ou Cancelado.
Painel: avanço e custo por status, por responsável e por origem para cobrar os atrasados.
| Nº | O quê (What) | Quem (Who) | Quando – prazo | Quanto (How much) | Status | % concluído | Situação | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | 1 | Instalar sensor de vibração online no redutor da envasadora L2-ENV-01 | Paulo Nunes | 30/10/2026 | R$ 18.500,00 | Em andamento | 50% | No prazo |
| 3 | 2 | Revisar o plano de lubrificação da Linha 2 | Carla Souza | 30/09/2026 | R$ 0,00 | Concluído | 100% | Concluído |
| 4 | 3 | Treinar operadores no checklist diário de inspeção autônoma | Ana Ribeiro | 15/10/2026 | R$ 2.400,00 | Em andamento | 75% | Atrasado |
| 5 | 5 | Eliminar vazamentos de ar comprimido da linha 3 | Marcos Andrade | 31/10/2026 | R$ 1.800,00 | Não iniciado | 0% | No prazo |
| 6 | 6 | Instalar proteção fixa na transmissão da esteira L1-ESR-01 | Ana Ribeiro | 15/10/2026 | R$ 4.500,00 | Em andamento | 25% | Atrasado |
| 7 | 7 | Calibrar os manômetros da caldeira CAL-01 | Marcos Andrade | 24/10/2026 | R$ 950,00 | Em andamento | 50% | Vence em 7 dias |
| 8 | 9 | Implantar 5S na oficina de manutenção | Pedro Alves | 18/12/2026 | R$ 1.200,00 | Não iniciado | 0% | No prazo |
| 9 | 11 | Avaliar retrofit dos queimadores do forno L1-FRN-01 | Paulo Nunes | 30/09/2026 | R$ 0,00 | Cancelado | 25% | Cancelado |
Situação calculada pelo prazo e pelo status (hoje = 20/10/2026).
| Situação | Ações | % do total | |
|---|---|---|---|
| 2 | No prazo | 4 | 33% |
| 3 | Vence em 7 dias | 2 | 17% |
| 4 | Atrasado | 2 | 17% |
| 5 | Sem prazo | 0 | 0% |
| 6 | Concluído | 3 | 25% |
| 7 | Cancelado | 1 | 8% |
| Tema | Nesta planilha | No Sismetro | |
|---|---|---|---|
| 2 | Origem das ações | Digitadas à mão depois da auditoria ou da análise de falha. | Ações nascem das não conformidades e análises registradas na gestão da qualidade. |
| 3 | Execução | Responsável recebe a lista por e-mail ou na reunião. | Ação de manutenção vira OS para a equipe, com execução pelo app. |
| 4 | Acompanhamento | % concluído atualizado na reunião, se alguém lembrar. | Status atualizado pela própria execução das OS, com histórico. |
| 5 | Atrasos | Fórmula calcula; ninguém é avisado. | Alertas e dashboards com as pendências e o backlog por responsável. |
| 6 | Evidência | Coluna de observação. | Evidência e registros vinculados à OS e à não conformidade, prontos para auditoria. |
| 7 | Padronização | Cada área usa o seu modelo de planilha. | Playbooks e checklists digitais padronizam como cada tipo de ação é feito. |
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Do download ao primeiro relatório, sem curso de Excel.
A planilha 5W2H é um plano de ação em que cada linha responde a sete perguntas: o quê (What), por quê (Why), onde (Where), quando (When), quem (Who), como (How) e quanto custa (How much). Este modelo grátis acrescenta status, percentual concluído, cálculo automático de atraso e um painel que mostra o que está parado e com quem.
| Pergunta | Resposta (exemplo) |
|---|---|
| O quê (What) | Instalar proteção contra respingo na caixa de ligação do motor da bomba BP-03 |
| Por quê (Why) | Dois motores queimados em quatro meses por entrada de água durante a lavagem da sala (causa levantada na análise de falha) |
| Onde (Where) | Sala de CIP, bomba BP-03 |
| Quando (When) | 14/11/2026 |
| Quem (Who) | Carlos, mecânico líder do turno A |
| Como (How) | Fabricar capa em inox conforme croqui da engenharia e trocar o prensa-cabo por um com vedação adequada para lavagem |
| Quanto (How much) | R$ 1.800 em material e 6 horas de mão de obra (valores de exemplo) |
Repare no "por quê": ele não diz "melhoria". Diz qual problema a ação resolve e de onde veio a conclusão. Seis meses depois, é essa coluna que explica para quem chegou na área por que existe uma capa de inox naquele motor.
Se a ação não está concluída e a data de hoje já passou do "quando", o atraso é hoje menos o prazo; nos outros casos, é zero. Em Excel, algo como =SE(E(Status<>"Concluído";HOJE()>Prazo);HOJE()-Prazo;0). Exemplo: prazo em 30/09/2026, ação ainda em andamento, hoje 20/10/2026, atraso de 20 dias.
O percentual é a coluna mais subjetiva da planilha. "Estou em 80%" costuma significar que a parte difícil ainda não começou. Para reduzir o chute, combine uma escala fixa: 0% não iniciada, 25% material ou recurso solicitado, 50% em execução, 75% executada e aguardando verificação, 100% concluída e verificada.
O painel mostra a média do plano, mas leia com cuidado. Um plano com quatro ações em 100%, 50%, 25% e 0% tem média de 43,75%. Se a ação em 0% é a que ataca a causa raiz, o problema continua inteiro, por mais que a média pareça razoável.
A soma da coluna "quanto" dá o custo do plano. Vale comparar com o custo do problema: no exemplo acima, se cada queima de motor custa troca, rebobinamento e horas de linha parada, os R$ 1.800 se pagam na primeira falha evitada.
Para mais exemplos de uso na manutenção e na qualidade, veja o artigo sobre plano de ação 5W2H.
Um plano de ação de uma área, com dez ou quinze ações, vive bem numa planilha. Quando os planos se multiplicam (um por não conformidade, um por auditoria, um por falha grave), cada um num arquivo, ninguém consegue responder quantas ações estão atrasadas na fábrica inteira. É o ponto em que a gestão de não conformidades pede um sistema.
| O que você precisa | Na planilha | No Sismetro |
|---|---|---|
| Ligar a ação ao problema | Problema descrito no topo ou em outra planilha | Não conformidade e ações registradas no módulo de gestão da qualidade |
| Ver o andamento de tudo | Painel atualizado quando alguém abre o arquivo | Kanban para acompanhar os serviços em andamento |
| Executar ações de manutenção | Status digitado no escritório | Ação aberta como SS ou OS e executada no app do celular |
| Provar que foi feito | Campo de texto | Registro de quem fez e quando, com foto e assinatura |
| Padronizar o que funcionou | Procedimento num documento à parte | Playbooks com o procedimento passo a passo |
| Mostrar resultados | Painel fixo da planilha | Construtor de dashboards |
| Trabalhar com várias áreas | Arquivo compartilhado com conflito de versão | Vários usuários na mesma base |
A planilha resolve o começo. Quando a rotina cresce, o Sismetro faz o mesmo trabalho sozinho, no celular e com histórico.
| Nesta planilha | No Sismetro | |
|---|---|---|
| Ligar a ação ao problema | Problema descrito no topo ou em outra planilha | Não conformidade e ações registradas no módulo de gestão da qualidade |
| Ver o andamento de tudo | Painel atualizado quando alguém abre o arquivo | Kanban para acompanhar os serviços em andamento |
| Executar ações de manutenção | Status digitado no escritório | Ação aberta como SS ou OS e executada no app do celular |
| Provar que foi feito | Campo de texto | Registro de quem fez e quando, com foto e assinatura |
| Padronizar o que funcionou | Procedimento num documento à parte | Playbooks com o procedimento passo a passo |
| Mostrar resultados | Painel fixo da planilha | Construtor de dashboards |
| Trabalhar com várias áreas | Arquivo compartilhado com conflito de versão | Vários usuários na mesma base |
O 5W1H tem as mesmas perguntas, sem o "quanto custa". Na indústria, o 5W2H costuma ser mais útil porque obriga a estimar o custo antes de aprovar a ação, o que facilita a conversa com quem libera o recurso.
Não. O 5W2H organiza o que fazer; a análise de causa raiz descobre o que precisa ser feito. Fazer o plano sem a análise costuma gerar ações que tratam o sintoma e deixam a falha voltar.
Pode, acrescentando uma coluna com o nome ou o código do plano e filtrando por ela. Acima de três ou quatro planos simultâneos, porém, o painel fica confuso e vale separar em arquivos ou passar para um sistema.
Visibilidade e rotina. Mostre o painel de atrasos por responsável na reunião semanal, sempre no mesmo dia, e cobre a data, não o percentual. Prazo que ninguém revisa vira sugestão.
Funciona. Suba o arquivo no Google Drive e abra com o Google Planilhas; a fórmula de atraso usa a data do dia e continua valendo. Confira os gráficos do painel depois da conversão.
No Sismetro, a não conformidade e as ações ficam no mesmo lugar, as ações de manutenção viram SS ou OS executadas no app, e o kanban mostra o que está parado. Comece grátis com um plano de ação real e veja se faz sentido para a sua equipe.
