Checklist de manutenção em Excel: inspeção com % de conformidade e ações

Um checklist de manutenção em Excel é uma lista de verificações por equipamento, com resposta padronizada (Conforme, Não conforme ou N.A.), que calcula o percentual de conformidade da inspeção e separa cada item reprovado numa lista de ações. Este modelo grátis já vem com um exemplo completo de compressor de ar, para você adaptar ao seu equipamento em vez de começar da folha em branco.

O que tem em cada aba da planilha

• Comece aqui: para que serve o modelo, o passo a passo de preenchimento e a legenda de cores. Célula amarela clara é onde você digita; célula cinza tem fórmula e não deve ser apagada.
• Checklist: cabeçalho com equipamento, data e inspetor; itens agrupados por sistema (segurança, elétrico, lubrificação, ar e pressão, arrefecimento, mecânico, tratamento de ar, limpeza e 5S), cada um com critério de aceitação; resposta escolhida numa lista suspensa e um campo de observação por item. O exemplo preenchido é de um compressor de ar parafuso, e há linhas livres para acrescentar itens.
• Resumo: conta quantos itens ficaram conformes, não conformes, N.A. e sem resposta, mostra o percentual de conformidade da inspeção e de cada sistema e compara com a meta.
• Não conformidades e ações: cada item reprovado vira uma linha com a ação, o responsável, o prazo e o status.
• Planilha x Sismetro: o que a planilha resolve bem e o que muda quando o checklist passa para o celular.

Como usar o checklist em 5 passos

1. Salve uma cópia com o nome da família de equipamentos (por exemplo, "Checklist compressores parafuso"). Um modelo por família costuma funcionar melhor que um por máquina, porque a revisão dos itens acontece num lugar só.
2. Reescreva os itens do exemplo para o seu equipamento. Cada item precisa dizer o que é aceitável: "nível de óleo entre as marcas do visor" em vez de "verificar óleo".
3. Combine com a operação e com o PCM a frequência da inspeção (por turno, semanal ou mensal) e quem é o dono dela.
4. Na inspeção, marque cada item na lista suspensa, de preferência na frente do equipamento. Use N.A. só quando o item realmente não se aplica naquele dia e explique o motivo na observação.
5. Para cada Não conforme, abra uma linha na aba de ações com responsável e prazo. Revise essa aba na reunião semanal, senão ela vira arquivo morto.

Como a planilha calcula o percentual de conformidade?

O percentual considera apenas os itens respondidos que se aplicam: % de conformidade = Conforme ÷ (Conforme + Não conforme). N.A. e item sem resposta ficam fora da conta. No Excel em português, a fórmula é =CONT.SE(intervalo;"Conforme")/(CONT.SE(intervalo;"Conforme")+CONT.SE(intervalo;"Não conforme")).

No exemplo que vem na planilha, o checklist do compressor tem 27 itens. Dois ficaram como N.A.: a corrente do motor, porque o alicate amperímetro estava em calibração, e o ponto de orvalho, porque o secador tem checklist próprio. Deram conforme 22 itens e não conforme 3 (filtro de ar saturado, vazamento no engate rápido e correias trincadas). A base de cálculo é 22 + 3 = 25 itens, e a conformidade fica em 22 ÷ 25 = 88%. Com a meta padrão de 90%, que você pode mudar no Resumo, a inspeção aparece como Abaixo da meta.

Dois cuidados com esse número. O primeiro é que ele não mede gravidade: 95% com a válvula de segurança travada é bem pior que 85% com três itens de limpeza pendentes. Por isso a planilha leva os itens reprovados para uma aba própria, e quem decide a prioridade é a pessoa, não a média. O segundo é o N.A. Se ele cresce semana após semana, desconfie. Item que é N.A. toda vez ou sai do checklist ou está sendo usado para não reprovar.

Exemplo: itens do checklist de compressor de ar

Abaixo, uma amostra dos itens que vêm no modelo. Repare que cada linha tem um critério de aceitação escrito.

O critério é o que separa um checklist de verdade de uma lista de lembretes: com ele, dois inspetores diferentes chegam à mesma resposta. Para montar itens de outros equipamentos, o artigo sobre checklist de manutenção preventiva tem um roteiro, e o guia de manutenção de compressores de ar parafuso detalha as falhas que esses itens tentam pegar antes da parada.

Erros comuns com checklist em planilha

• Checklist longo demais. Com 80 itens, o inspetor marca tudo como Conforme em dois minutos. Entre 15 e 30 itens objetivos por equipamento é uma faixa que a equipe consegue cumprir com atenção.
• Preenchimento no fim do turno. A folha impressa fica na prancheta e é passada para a planilha depois, de memória. O registro existe, mas não prova que alguém olhou o equipamento.
• Não conformidade sem dono. O item reprovado fica anotado na observação e ninguém abre a ação. Na inspeção seguinte, o mesmo item reprova de novo, e de novo.
• Um arquivo por máquina e por mês. Em um ano são centenas de arquivos e nenhum histórico consolidado do equipamento. Quando a auditoria pede a inspeção de março do compressor 2, alguém passa a manhã procurando.
• Itens sem critério. "Verificar correia" não diz o que é aprovado. "Correia sem trinca, sem brilho nas laterais e com tensão conforme a etiqueta" diz.

Se a inspeção é feita pelo operador no começo do turno, vale ler como montar uma inspeção de turno que realmente acontece. A definição de checklist de inspeção no glossário também ajuda a separar o que é inspeção (olhar, ouvir, medir) do que é tarefa de preventiva.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha funciona bem para um equipamento crítico ou para testar um checklist novo antes de padronizar. Ela começa a falhar quando há vários inspetores, vários turnos e uma auditoria pedindo evidência de que a inspeção foi feita naquele dia, naquele equipamento, por aquela pessoa. É nesse ponto que o checklist digital se paga.

As não conformidades encontradas na inspeção também precisam chegar ao fim. O guia de gestão de não conformidades mostra como levar o item reprovado até a ação corretiva e a verificação de eficácia.