Planilha de controle de calibração: o vencimento aparece antes da auditoria

A planilha de controle de calibração é um arquivo de Excel, que também abre no Google Planilhas, em que você cadastra cada instrumento de medição, informa a data da última calibração e deixa as fórmulas dizerem quando vence a próxima e o que já está vencido. Ela serve para responder sem procurar pasta nenhuma, numa auditoria ou no meio de uma parada, à pergunta que sempre aparece: este manômetro está calibrado?

O modelo foi montado do jeito que um programa de calibração pequeno ou médio funciona na prática: um cadastro, um histórico que não se apaga e um painel para a reunião de segunda-feira. Abaixo estão o conteúdo de cada aba, o passo a passo de preenchimento, as fórmulas com exemplo e os pontos em que a planilha costuma falhar.

O que tem em cada aba

Como usar a planilha de controle de calibração

1. Cadastre primeiro os instrumentos que afetam produto, processo ou segurança. A planilha vem com exemplos preenchidos; apague só as células amarelas antes de começar. Comece pelos que o auditor costuma pedir: balança da expedição, termômetros de processo, manômetros de vasos de pressão, torquímetros da montagem. Dê uma TAG única a cada um e cole a mesma TAG numa etiqueta no próprio instrumento.
2. Preencha faixa, resolução e critério de aceitação. Sem o critério de aceitação, o certificado vira só um papel arquivado, porque ninguém consegue dizer se o instrumento passou ou não.
3. Defina a periodicidade em meses. Doze meses é o ponto de partida mais comum, não uma regra. O texto sobre como definir a periodicidade de calibração mostra quando encurtar e quando dá para alongar o intervalo com base no histórico.
4. Informe a data da última calibração. Próxima calibração, dias para vencer e status aparecem sozinhos.
5. A cada certificado novo, lance uma linha no Histórico e atualize a linha do instrumento. No Histórico entram o maior erro, a incerteza expandida e o critério; na aba Instrumentos, a nova data, o número do certificado e o resultado (Aprovado, Aprovado com restrição ou Reprovado).

As fórmulas explicadas, com exemplo

Três colunas fazem o trabalho pesado. As funções aparecem com o nome do Excel em português e, entre parênteses, o nome em inglês, que é o que o Google Planilhas também aceita.

Próxima calibração

=DATAM(última; periodicidade) (EDATE). A função soma meses de calendário, então não se perde em mês de 28 ou de 31 dias. Exemplo: um manômetro de 0 a 16 bar calibrado em 15/03/2026, com periodicidade de 12 meses, tem a próxima calibração em 15/03/2027.

Dias para vencer

=próxima − HOJE() (TODAY). Se hoje fosse 20/10/2026, aquele manômetro teria 146 dias de folga. Um termômetro de processo calibrado em 10/11/2025, também com 12 meses, teria só 21.

Status

=SE(dias<0; "Vencido"; SE(dias<=30; "Vence em 30 dias"; "Em dia")) (IF). No exemplo, o manômetro aparece como Em dia e o termômetro como Vence em 30 dias. Se faltar a data da última calibração ou a periodicidade, o status mostra Sem data, para ninguém achar que está tudo certo. A formatação condicional pinta a linha de vermelho ou de amarelo, e o Painel conta cada situação com CONT.SE (COUNTIF).

Análise do certificado contra o critério de aceitação

Na aba Histórico, a planilha soma o valor absoluto do maior erro com a incerteza expandida e compara com o critério: Conforme se |erro| + U fica dentro do critério; Zona de dúvida se o erro sozinho cabe, mas somado à incerteza passa; Não conforme se o próprio erro já passou do limite. Exemplo: manômetro com EMA de ±0,16 bar, maior erro de +0,09 bar e incerteza expandida de 0,05 bar. A soma dá 0,14 bar, então Conforme. Se o erro fosse +0,13 bar, a soma chegaria a 0,18 bar e o resultado cairia na zona de dúvida. O guia de como ler um certificado de calibração mostra em que campo estão esses números.

A análise automática orienta, mas a decisão é sua e fica registrada no resultado. A zona de dúvida é onde a regra de decisão da empresa precisa estar escrita: há quem aceite, há quem reprove e há quem aprove com restrição. Aprovado com restrição serve para o instrumento que continua útil numa parte da faixa ou para tolerâncias mais largas. Escreva a restrição nas observações (por exemplo, "usar só até 10 bar") para que ela apareça para quem pega o instrumento.

Erros comuns de quem controla calibração em planilha

• Digitar a próxima calibração à mão. Basta uma linha copiada da vizinha para o vencimento ficar errado e ninguém perceber. Deixe a fórmula trabalhar.
• Apagar a calibração anterior ao lançar a nova. O auditor pede o certificado de dois anos atrás e ele não está em lugar nenhum. É para isso que existe a aba Histórico.
• Arquivar o certificado sem análise crítica. Conferir se o laboratório calibrou nos pontos que você usa, se a incerteza cabe no critério e se o resultado foi aprovado faz parte do controle. Certificado só arquivado não prova nada.
• Deixar instrumento fora de uso misturado com os ativos. O que está parado no armário aparece como Vencido e polui o painel; pior é o reserva que volta para a linha sem calibração. Identifique os dois casos no local ou na descrição.
• Só abrir a planilha quando a auditoria está marcada. A planilha não avisa ninguém. Se o responsável sai de férias, os vencimentos do mês passam em silêncio. Crie o hábito de olhar o Painel toda semana.
• Um arquivo por setor. A qualidade tem uma cópia, a manutenção tem outra, e cada uma está certa sobre coisas diferentes. Mantenha um único arquivo compartilhado, com um dono.

Quando a planilha deixa de dar conta

Com algumas dezenas de instrumentos e uma pessoa responsável pelo arquivo, a planilha funciona bem. Ela começa a falhar quando os instrumentos passam de poucas centenas, quando há mais de uma unidade ou quando a calibração depende de alguém lembrar de abrir o arquivo. O artigo software de calibração ou planilha discute esse ponto de virada com mais detalhe.

O módulo de calibração e metrologia do Sismetro tem plano gratuito, que dá para usar no lugar desta planilha sem custo para começar. Para revisar termos como EMA, incerteza expandida e rastreabilidade, o glossário de calibração reúne as definições.