Planilha de ordem de serviço: controle de OS com backlog e custo por ativo

A planilha de ordem de serviço é um controle de OS de manutenção em Excel: cada ordem vira uma linha numerada, com ativo, tipo, prioridade, executante, horas e custo, e um painel resume backlog, tipos de OS e custo por ativo. Junto vem um modelo de OS em formato A4 para imprimir e levar ao campo, para quem ainda trabalha com papel na área.

Ela foi pensada para a equipe que hoje controla as ordens num caderno, num grupo de mensagens ou em várias planilhas soltas, e precisa de um registro único para responder perguntas básicas: quanto trabalho está parado, quanto da equipe vai para corretiva, qual equipamento está custando mais.

O que tem em cada aba

Como usar a planilha de ordem de serviço

1. Defina a regra de numeração e não mude mais. Sequencial simples (1, 2, 3…) ou com o ano na frente (26-0001). O importante é que um número nunca se repita.
2. Padronize o nome dos ativos. Use a TAG, sempre a mesma. "Bomba 3", "B-03" e "bomba de água 3" viram três equipamentos diferentes no custo por ativo.
3. Abra a OS quando o pedido chega, não quando o serviço termina. A data de abertura é a que mostra quanto tempo o pedido esperou.
4. Registre início e término com data e hora. As horas saem por fórmula. Se um serviço atravessa a meia-noite, a conta continua certa porque a data vai junto.
5. Feche a OS com o que foi feito de verdade. "Trocado rolamento 6308 do lado acoplado, folga no alojamento" ensina alguma coisa daqui a seis meses. "Consertado" não ensina nada.

Para quem está começando, o artigo sobre o que uma ordem de serviço de manutenção precisa ter explica cada campo, e o modelo de ordem de serviço mostra um exemplo preenchido.

As fórmulas e os indicadores, com exemplo

Horas trabalhadas

=(término − início) × 24. O Excel guarda data e hora como fração de dia, por isso a multiplicação por 24. Exemplo ilustrativo: início em 08/09/2026 às 08:10 e término às 11:25 do mesmo dia dão 3,25 h. Um serviço que começa às 22:40 e termina à 01:10 do dia seguinte dá 2,5 h, desde que as duas células tenham data e hora.

Custo total da OS

=peças + mão de obra. Na OS acima, com R$ 380,00 em peças e mão de obra de 3,25 h a um custo-hora de exemplo de R$ 85,00 (R$ 276,25), o total fica em R$ 656,25. O custo-hora é o da sua equipe, com encargos; use o mesmo valor em todas as OS para comparar ativos de forma justa.

Preventiva x corretiva

O painel conta as OS por tipo. Num mês com 64 OS, sendo 38 preventivas, 22 corretivas e 4 melhorias, a preventiva representa 38 ÷ 60 = 63% do trabalho de manutenção planejada mais corretiva. Escolha uma base (quantidade de OS ou horas) e mantenha sempre a mesma; em horas, o número costuma ser mais honesto, porque uma corretiva de 12 h pesa mais que três inspeções de meia hora. O índice de preventiva x corretiva tem a discussão completa sobre a meta.

Backlog em horas e em semanas

O painel mostra o backlog em horas, isto é, o trabalho das OS que ainda não foram concluídas. Para virar uma informação de gestão, divida pela capacidade semanal da equipe. Exemplo: 186 h de backlog e quatro técnicos com 44 h semanais, dos quais três quartos vão para OS, dão 132 h por semana. O backlog é de 186 ÷ 132 = 1,4 semana. Um número estável entre duas e quatro semanas costuma indicar equipe bem dimensionada. Abaixo disso, ou sobra gente, ou tem pedido que nem virou OS; crescendo mês a mês, é sinal de que a demanda passou da capacidade.

Custo por ativo

Soma do total das OS por TAG, com SOMASES (SUMIFS). É o primeiro filtro para achar os equipamentos que mais consomem dinheiro, e quase sempre aparecem dois ou três que ninguém esperava.

Erros comuns no controle de OS em planilha

• OS preenchida no fim do turno, de memória. As horas viram estimativa, o início e o fim viram chute, e o MTTR calculado depois disso não vale nada.
• OS que nunca é fechada. O serviço foi feito, mas o status ficou Em andamento. O backlog infla e ninguém confia mais no painel.
• Corretiva lançada como preventiva. Quando o indicador vira meta, aparece a tentação. O equipamento continua quebrando e o número continua bonito.
• Ativo "diversos". Toda OS sem equipamento definido vai para um saco sem fundo que some do custo por ativo.
• Arquivo editado por várias pessoas ao mesmo tempo. Linhas sobrescritas, numeração duplicada e duas versões do mesmo mês. Uma pessoa dona do arquivo resolve parte disso, mas cria um gargalo.

Quando a planilha deixa de dar conta

O limite da planilha de OS raramente é o número de linhas. É o caminho da informação: o pedido chega por telefone, alguém imprime a OS, o técnico escreve à mão, outra pessoa digita no fim do dia. Cada passo perde dado e tempo. Os passos para digitalizar as ordens de serviço no chão de fábrica mostram como encurtar esse caminho.

Você pode começar no Sismetro grátis e abrir as primeiras OS pelo celular. Se a dúvida agora é o que atender primeiro, o texto sobre como priorizar ordens de serviço ajuda a montar a regra de prioridade.