Planilha de manutenção preventiva com cronograma de 52 semanas automático

A planilha de manutenção preventiva é um modelo de Excel em que você lista as tarefas de cada ativo com a periodicidade em semanas e ela monta, por fórmula, o cronograma das 52 semanas do ano e a carga de horas de cada especialidade. Ela serve para o PCM que quer sair do "faz quando der" e ter um plano anual que caiba na equipe que existe de verdade.

O modelo segue a lógica do plano de manutenção de 52 semanas, comum na indústria e na agroindústria porque conversa direto com a programação semanal: cada tarefa cai numa semana, e a semana é a unidade em que a equipe é programada.

O que tem em cada aba

Como montar o plano de preventiva na planilha

1. Cadastre os ativos começando pelos críticos. Se a classificação ainda não existe, uma matriz de criticidade de equipamentos simples já separa o que não pode parar do que pode esperar.
2. Escreva tarefas que alguém consiga executar sem perguntar nada. "Trocar óleo do redutor, ISO VG 220, 12 L" funciona; "revisar redutor" não.
3. Converta a periodicidade para semanas. Trimestral vira 13, semestral 26 e anual 52. Mensal vira 4, o que dá 13 execuções no ano em vez de 12, uma diferença pequena que aparece na carga anual.
4. Escolha a semana inicial para espalhar as tarefas. É aqui que você evita que todas as trimestrais caiam na mesma semana.
5. Confira a aba Carga de horas. Se uma semana estoura a capacidade de uma especialidade, mude a semana inicial de algumas tarefas e veja o pico se desfazer.

A fórmula do cronograma, com exemplo

Cada célula do cronograma olha para a semana da coluna e para a tarefa da linha, e marca X quando duas condições são verdadeiras: a semana já chegou à semana inicial, e a distância entre elas é múltipla da periodicidade. Em Excel: =SE(E(semana>=inicial; MOD(semana − inicial; periodicidade)=0); "X"; "") (IF, AND, MOD).

Veja três tarefas de uma bomba de transferência (números ilustrativos):

Na semana 12 as três tarefas coincidem: 0,5 + 1 + 3 = 4,5 h de mecânica só nessa bomba. Na semana 14, só a inspeção: 0,5 h. No ano, a bomba consome 26 × 0,5 + 13 × 1 + 2 × 3 = 32 h de preventiva. Agora multiplique esse vaivém por 80 ativos e fica claro por que a aba de carga existe.

Carga de horas por semana e especialidade

A carga soma a duração das tarefas marcadas em cada semana, separada por especialidade, com SOMASES (SUMIFS). O número que importa é a comparação com a capacidade real. Um mecânico com 44 horas semanais não tem 44 horas para a preventiva: corretivas, deslocamento, espera de peça, reunião e liberação de área comem uma parte grande disso. Meça quanto sobra na sua equipe antes de distribuir o plano, senão o cronograma nasce atrasado.

Erros comuns no plano de preventiva em planilha

• Copiar o manual do fabricante inteiro. O plano fica com 400 tarefas que ninguém executa, a preventiva vira papel e a aderência despenca. Comece pelo que a equipe consegue cumprir e cresça depois.
• Todas as tarefas começando na semana 1. O resultado é um janeiro impossível e um resto de ano folgado.
• Confundir plano com registro. A planilha diz o que deveria ser feito, não o que foi feito. Se a lubrificação da semana 12 só aconteceu na 15, o arquivo não sabe, e é o executado que a auditoria e a análise de falhas pedem.
• Esquecer que alguns anos têm 53 semanas. No calendário ISO, 2026 é um deles. Decida antes o que fazer com a semana 53 para não perder tarefa na virada do ano.
• Plano parado no tempo. Periodicidade definida na implantação e nunca revista. O texto sobre como definir a frequência da preventiva mostra como ajustar pelo histórico de falhas.
• Preventiva que vira corretiva. Na safra, a tarefa é adiada "só esta semana" três semanas seguidas, até o equipamento quebrar. Quando a planilha não mostra o atraso acumulado, ninguém vê a bola de neve.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha planeja bem e acompanha mal. Enquanto o plano cabe numa tela e uma pessoa cuida dele, funciona. Quando o técnico precisa da tarefa no celular, quando a gerência quer saber a aderência ao plano e quando cada execução precisa deixar registro com data e responsável, o arquivo vira um trabalho a mais. O artigo planilha de manutenção x software traz os sinais de que chegou a hora de trocar.

Dá para começar no Sismetro grátis e cadastrar lá o mesmo plano que você montou nesta planilha. Se ainda está desenhando o plano, o passo a passo de como montar um plano de manutenção preventiva cobre o que vem antes do cronograma.