Planilha de controle de estoque de peças: compra antes da peça faltar

A planilha de controle de estoque de peças é um modelo de Excel para o almoxarifado de manutenção: você cadastra os itens com consumo médio, lead time e estoque de segurança, lança entradas e saídas, e ela calcula o saldo, o ponto de pedido e o status de cada peça (Comprar, OK ou Excesso), além da curva ABC. Ela serve para sair do "acabou, compra urgente" e do armário cheio de peça que ninguém usa, ao mesmo tempo.

O modelo trata as peças de manutenção, os sobressalentes e o material MRO, que têm um comportamento diferente do estoque de produção: consumo irregular, itens caros que giram pouco e uma conta que aparece quando falta, na forma de máquina parada.

O que tem em cada aba

Como usar a planilha de estoque de peças

1. Padronize os códigos antes de qualquer coisa. "ROL 6205", "rolamento 6205-2RS" e "6205 ZZ" no mesmo armário viram três itens com saldo errado. Um código por item, uma descrição padrão.
2. Lance o saldo inicial como entrada, com a data da contagem física. A partir daí, o saldo só muda por movimentação.
3. Preencha consumo médio e lead time com dados reais. Consumo dos últimos 6 a 12 meses; lead time medido entre o pedido e a chegada, não o prometido no orçamento.
4. Defina o estoque de segurança e o máximo de cada item. O ponto de pedido sai por fórmula.
5. Registre toda saída com o número da OS. É o que permite saber depois quanto cada equipamento consumiu.

As fórmulas, com exemplo

Exemplo ilustrativo: um rolamento 6205-2RS com consumo médio de 18 peças por mês, lead time de 20 dias e estoque de segurança de 4 peças.

Ponto de pedido

Ponto de pedido = consumo diário × lead time + estoque de segurança. O consumo diário é 18 ÷ 30 = 0,6 peça. Então 0,6 × 20 + 4 = 16 peças. Quando o saldo chega a 16, é hora de pedir, porque as 12 peças que vão sair durante a espera estão cobertas e ainda sobram as 4 de segurança. O cálculo completo, com as variações, está em como calcular estoque mínimo e ponto de pedido.

Máximo

O máximo é o teto que você aceita ter na prateleira. Uma regra comum é somar o estoque de segurança ao lote de compra: comprando 30 de cada vez, o máximo fica em 4 + 30 = 34. Acima disso, há dinheiro parado.

Saldo

Saldo = SOMASES(entradas do código) − SOMASES(saídas do código) (SUMIFS). No exemplo, se as entradas somam 50 peças (20 da contagem inicial e 30 de uma compra) e as saídas somam 36, o saldo é 14.

Status

Saldo menor ou igual ao ponto de pedido mostra Comprar; acima do máximo, Excesso; entre os dois, OK. Com saldo 14 e ponto de pedido 16, o rolamento aparece como Comprar.

Curva ABC

A curva ordena os itens pelo valor de consumo no período (quantidade consumida × custo unitário) e acumula os percentuais. Na divisão mais usada, a classe A reúne os itens que somam até 80% do valor, a B vai até 95% e a C fica com o resto. O que manda é o valor movimentado, não o preço: um rolamento de R$ 28,00 que sai 216 vezes no ano movimenta R$ 6.048,00, mais da metade dos R$ 11.600,00 de um selo mecânico de R$ 2.900,00 que sai 4 vezes. A curva ABC de sobressalentes mostra como usar a classe para definir a frequência de contagem e de revisão de parâmetros.

Erros comuns no estoque de peças em planilha

• Saldo digitado à mão. Quando o saldo não vem das movimentações, a peça retirada sem registro some sem deixar rastro e o inventário nunca bate.
• Saída sem OS. A peça saiu, mas ninguém sabe para qual equipamento. O custo de manutenção por ativo fica errado e as falhas repetitivas ficam escondidas.
• Confundir classe ABC com criticidade. O selo mecânico de uma bomba crítica pode ser classe C em valor e mesmo assim não pode faltar. Para esses itens, o estoque de segurança é uma decisão de risco, não estatística; veja peças críticas: o que manter em estoque.
• Consumo médio contaminado por reforma. Um overhaul da entressafra consome numa semana o que a rotina consome em um ano. Se ele entra na média, o ponto de pedido fica alto o ano todo.
• Parâmetros que nunca são revisados. Lead time de fornecedor muda, equipamento é desativado, e a planilha continua pedindo peça para máquina que não existe mais. Esse acúmulo vira o problema descrito em peças obsoletas no almoxarifado.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha de estoque é tão boa quanto a disciplina de quem lança as movimentações. Ela começa a falhar quando o almoxarifado atende vários turnos, quando a peça sai às três da manhã numa corretiva e ninguém registra, e quando o custo da peça precisa aparecer na OS e no equipamento. O texto sobre gestão do almoxarifado de manutenção cobre a rotina que sustenta qualquer ferramenta.

Você pode começar no Sismetro grátis e ligar o estoque às ordens de serviço, para que cada peça usada saia do saldo e entre no custo do equipamento certo.