Avaliação de fornecedores de serviço com nota, glosa e ranking por dados

A planilha de avaliação de fornecedores de serviço é um modelo em Excel em que cada serviço terceirizado concluído recebe uma avaliação objetiva: prazo, qualidade, segurança e documentação, com notas de 1 a 5. A planilha calcula a nota final ponderada pelos pesos que você define, aplica a glosa pelas faixas do contrato, chega ao valor a pagar e monta um ranking com média, percentual no prazo e classificação A, B ou C de cada fornecedor.

Sem esse registro, a avaliação de terceiros costuma acontecer uma vez por ano, na renovação do contrato, e é decidida pela memória do último problema. O fornecedor que atrasou uma vez em dezembro parece pior do que aquele que atrasa um pouco todo mês. Medir serviço a serviço muda essa conversa. O texto sobre contratos de manutenção: modelos e indicadores mostra como levar esses critérios para o contrato.

O que tem em cada aba

Como usar a planilha de avaliação de fornecedores

1. Ajuste a aba Critérios ao seu contrato. O modelo vem com prazo 25%, qualidade 35%, segurança 25% e documentação 15%; a soma precisa dar 100% e a planilha avisa se não der. Uma planta com histórico de acidente com terceiros pode dar mais peso à segurança; uma com retrabalho, à qualidade.
2. Combine a régua das notas com os fornecedores. O modelo usa 5 para excelente, sem ressalvas, 3 para regular, que precisou de correção, e 1 para inaceitável. Sem régua combinada, cada avaliador usa a sua e o fornecedor contesta tudo.
3. Cadastre os fornecedores na primeira coluna da aba Ranking de fornecedores.
4. Avalie no fechamento de cada serviço. Quem recebeu o serviço lança a entrega, as três notas e o valor medido. Nota 3 ou menor pede o motivo na observação.
5. Leve o ranking para a reunião mensal com cada fornecedor. Fornecedor que vê a própria nota tende a melhorar sem precisar de troca.

As fórmulas explicadas, com exemplo

Prazo e nota do prazo

Os dias de atraso são a entrega menos o prazo combinado. Entregue até o prazo, a coluna No prazo mostra Sim; depois, Não. Sem entrega, aparece Em aberto enquanto o prazo não venceu e Atrasado quando venceu. A nota do prazo segue a regra da aba Critérios: no modelo, 5 para entrega no prazo, 3 para atraso de até 3 dias e 1 acima disso. Um serviço de usinagem com prazo em 08/10/2026 entregue em 09/10/2026 tem 1 dia de atraso e nota de prazo 3.

Nota final ponderada

Nota final = soma de cada nota × peso do critério, calculada só depois da entrega e das três notas. Para o serviço de usinagem, com qualidade 4, segurança 5 e documentação 3: 3 × 0,25 + 4 × 0,35 + 5 × 0,25 + 3 × 0,15 = 0,75 + 1,40 + 1,25 + 0,45 = 3,85.

Glosa e valor a pagar

A glosa é o desconto aplicado na medição quando o serviço não cumpre o combinado. A planilha busca o percentual nas faixas da aba Critérios pela nota final: no modelo, nota a partir de 4 não tem glosa, a partir de 3 tem 3%, a partir de 2 tem 6% e abaixo disso 10%. Com nota 3,85 e valor medido de R$ 48.000,00, a glosa é de 3%, ou R$ 1.440,00, e o valor a pagar fica em R$ 46.560,00. As faixas são exemplo: glosa só pode ser aplicada se estiver prevista no contrato, com os percentuais dele.

Ranking e classificação

O ranking usa MÉDIASES (AVERAGEIFS) para a nota média e CONT.SES (COUNTIFS) para o percentual no prazo. Exemplo: uma empresa de caldeiraria com 12 serviços no trimestre, 10 deles no prazo (83,3%) e nota média 3,85. Com as classes do modelo (A a partir de 4,0, B a partir de 3,0, C abaixo), ela fica em B, cuja ação sugerida é um plano de melhoria combinado com o fornecedor.

Erros comuns na avaliação de terceiros

• Avaliar só no fim do ano. A nota sai da memória, e a memória guarda o último problema. Avaliação serviço a serviço dá média de verdade.
• Nota 3 para tudo. Quando o avaliador não quer se comprometer, todos os fornecedores ficam iguais. A régua escrita de cada nota resolve boa parte disso.
• Avaliar sem evidência. Nota baixa em documentação sem dizer o que faltou gera discussão sem fim com o fornecedor. Anote o motivo.
• Ignorar a segurança porque "não houve acidente". Ausência de acidente não é nota 5. Uso de EPI, isolamento da área e organização ao final entram na avaliação.
• Comparar fornecedores de serviços muito diferentes. Uma empresa de limpeza industrial e uma de usinagem de precisão não deveriam disputar o mesmo ranking. Filtre por tipo de serviço.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha funciona quando alguém lembra de preencher. O limite é exatamente esse: a avaliação depende de uma pessoa abrir o arquivo depois do serviço, e a evidência (foto do serviço, assinatura de aceite) fica em outro lugar. Quando o volume de serviços terceirizados cresce, a nota passa a ser preenchida em lote, de memória, e perde o valor. O guia de gestão de terceiros na manutenção discute como estruturar esse acompanhamento.

Comece avaliando os três fornecedores com mais serviços no trimestre. Se a avaliação pegar, teste o Sismetro grátis com um contrato e deixe a evidência de execução ser registrada no próprio serviço. Para os documentos de acesso dos colaboradores, use a planilha de controle de terceiros.