Controle de terceiros em planilha: documento vencido bloqueia na hora

A planilha de controle de terceiros é um modelo em Excel para cadastrar as empresas prestadoras de serviço e os colaboradores que elas enviam, com a validade de cada documento exigido (ASO, treinamentos ligados às NRs aplicáveis, integração de segurança). Uma fórmula marca o colaborador como Bloqueado se qualquer documento estiver vencido, e uma aba separa o que vence nos próximos 30 dias para dar tempo de cobrar a empresa.

Quem já recebeu uma equipe terceira para uma parada sabe como isso costuma ir: a lista de nomes chega na véspera, metade dos certificados está em PDF no e-mail de alguém, e a decisão de liberar ou não fica com o técnico de segurança às 6h da manhã na portaria. O modelo resolve a parte mais simples e mais esquecida, que é saber o que está vencido antes do dia. O guia sobre como gerenciar empresas terceirizadas na manutenção cobre o resto da gestão.

O que tem em cada aba

Como usar a planilha de controle de terceiros

1. Cadastre as empresas com o contrato. O CNPJ fica como texto para não perder zeros à esquerda nem virar número em notação científica. Contrato fora da vigência bloqueia todos os colaboradores da empresa.
2. Ajuste as colunas de treinamento. O modelo traz NR-10 (eletricidade), NR-35 (trabalho em altura) e NR-33 (espaço confinado) porque são as mais comuns em manutenção industrial. Se precisar de outras, troque o título da coluna: as fórmulas acompanham o novo nome. Confirme a lista com o SESMT ou com o responsável de segurança.
3. Para cada colaborador, preencha só o que se aplica à função. O pintor que não trabalha em altura fica com a coluna de NR-35 em branco. Quando o treinamento é exigido e ainda não foi apresentado, escreva Pendente.
4. Antes de liberar a entrada, confira a coluna Status. Quem está Bloqueado não entra até apresentar o documento, e a data nova é lançada na planilha.
5. Toda semana, abra a aba Vencimentos e mande a cada empresa a lista do que precisa ser renovado.

As regras de cálculo, com exemplo

Status Liberado ou Bloqueado

A fórmula compara cada validade preenchida com HOJE() (TODAY). Basta uma destas condições para o colaborador ficar Bloqueado: algum documento vencido, algum treinamento marcado como Pendente ou o contrato da empresa fora da vigência. Colunas em branco não entram na conta. A coluna ao lado explica o motivo ("Venceu: NR-35.") ou dá um aviso quando algo está perto de vencer.

Exemplo, com hoje em 20/10/2026: um montador tem ASO válido até 20/06/2027, NR-35 válida até 10/10/2026 e integração até 05/02/2027. A NR-35 venceu há 10 dias, então ele aparece como Bloqueado. Um colega da mesma empresa, com ASO até 02/11/2026 e integração em dia, continua Liberado, mas com o alerta de que o ASO vence em 13 dias.

Vencimentos

A aba lista os documentos vencidos e os que vencem dentro da janela. No exemplo, a integração de um ajudante que vence em 15/11/2026 aparece com 26 dias e situação A vencer. É tempo suficiente para agendar a reintegração sem atrasar o serviço.

Status do contrato

Na aba Empresas, o fim da vigência é comparado com hoje: Vigente, Vence em 60 dias ou Vencido. Um contrato que termina em 30/11/2026 tem 41 dias e já aparece como Vence em 60 dias. Contrato vencido com equipe trabalhando é problema jurídico e de seguro, além de operacional.

Erros comuns no controle de terceiros

• Controlar a empresa e não as pessoas. O contrato está em dia, mas o colaborador que veio no lugar do titular nunca fez integração.
• Guardar o documento e não a validade. O PDF do certificado está na pasta, mas ninguém sabe quando vence sem abrir um por um.
• Guardar dado de saúde sem necessidade. Para o controle de acesso, basta a validade do ASO. Dado de saúde é sensível pela LGPD; por isso o modelo não pede CPF nem conteúdo de atestado, e o acesso ao arquivo deve ser restrito.
• Exigir os mesmos treinamentos de todos. Pedir NR-33 de quem nunca vai entrar em espaço confinado gera custo para o fornecedor e descrédito para o controle. Ligue o treinamento à atividade.
• Liberar na portaria "só hoje". A exceção vira regra em duas semanas. Se o documento venceu, a regra precisa ser a mesma para todos.
• Confundir documento em dia com serviço autorizado. A planilha diz se a pessoa pode entrar. A autorização para executar uma atividade de risco é outra etapa, a permissão de trabalho.

Quando a planilha deixa de dar conta

Com poucas empresas fixas, a planilha resolve o controle de documentos. O que ela não faz é acompanhar o serviço que o terceiro executa: o que foi feito, em qual equipamento, com qual evidência. Numa parada com dezenas de equipes, é aí que a gestão se perde. Os requisitos de cada atividade de risco estão nos textos sobre NR-10 na manutenção elétrica e NR-35 e trabalho em altura.

Mantenha a planilha atualizada para a portaria e, quando quiser registrar o que o terceiro faz dentro da planta, teste o Sismetro grátis com um contrato. O texto sobre contratos de manutenção terceirizada ajuda a definir o que exigir de evidência já no contrato.