Planilha de inventário de TI: equipamentos, garantias e licenças juntos

A planilha de inventário de TI é um cadastro em Excel de todos os equipamentos de tecnologia da empresa (notebooks, desktops, coletores, impressoras, ativos de rede) e das licenças de software, com fórmulas que mostram a situação da garantia e quantas licenças ainda estão disponíveis. Ela responde rápido às perguntas que aparecem em auditoria, troca de colaborador e planejamento de compra: o que temos, com quem está e o que vence.

Na maioria das empresas industriais o inventário de TI existe em pedaços: uma lista do patrimônio na contabilidade, outra do analista que entrega os notebooks, e as licenças no e-mail de quem comprou. O modelo junta essas informações num lugar só, com a mesma lógica de um inventário de ativos da manutenção.

O que tem em cada aba

Como montar o inventário de TI

1. Comece pela aba Resumo. Confira a vida útil de referência de cada tipo de equipamento (o modelo traz, por exemplo, 4 anos para notebook e 5 para desktop) e a lista de setores. São referências internas para planejar trocas; ajuste à política da sua empresa.
2. Use o número de patrimônio que já existe. Se a contabilidade já tem plaqueta, use o mesmo número. Criar uma segunda numeração só para a TI é pedir divergência. O texto sobre cadastro de equipamentos e padrão de TAG traz o raciocínio, que serve igual para TI.
3. Faça o levantamento físico, sala por sala. Exportar a lista do antivírus ou do domínio ajuda, mas deixa de fora impressoras, coletores, switches e o notebook que está na gaveta. Para equipamentos compartilhados (coletor da expedição, desktop da balança), use o posto como usuário.
4. Informe a data de compra e a garantia em meses. O fim da garantia, os dias restantes, o status e a idade saem sozinhos.
5. Lance as licenças com a quantidade adquirida e a métrica do contrato. Em uso é o número real de usuários ou dispositivos, conferido no console do fornecedor quando houver. Licença perpétua fica sem data de vencimento.

As fórmulas explicadas, com exemplo

Garantia até e status da garantia

=DATAM(compra; meses de garantia) (EDATE) dá o fim da garantia, e os dias restantes são a diferença para HOJE() (TODAY). O status usa SE (IF): Vencida se os dias ficaram negativos, Vence em 90 dias se faltam até 90, Em garantia no resto, Sem informação se falta a data e Baixado para o que saiu do parque. Exemplo: um notebook comprado em 05/11/2023 com 36 meses de garantia tem garantia até 05/11/2026. Em 20/10/2026 faltam 16 dias, e ele aparece como Vence em 90 dias. Dá tempo de decidir se vale estender a garantia antes que a primeira falha caia fora da cobertura.

Idade e troca sugerida

A idade é (HOJE() − compra) / 365,25, em anos com uma casa. A coluna Troca sugerida compara a idade com a vida útil do tipo na aba Resumo, usando ÍNDICE e CORRESP (INDEX e MATCH), e mostra Avaliar troca quando ela foi alcançada. Um desktop comprado em 05/06/2020 tem 6,4 anos em 20/10/2026; com vida útil de referência de 5 anos, entra na lista. "Avaliar" é a palavra certa: um desktop de 6 anos que só roda a balança pode durar mais dois.

Licenças disponíveis e status

Disponíveis = adquiridas − em uso e % em uso = em uso / adquiridas. Um antivírus corporativo com 120 licenças e 126 dispositivos protegidos dá −6 disponíveis e 105% em uso: a planilha marca Excedida. Para as demais, o status compara o vencimento com hoje: Vencida, Vence em 60 dias, OK ou Sem vencimento, no caso das perpétuas. Uma assinatura de CAD que vence em 15/11/2026 aparece, em 20/10/2026, com 26 dias e status Vence em 60 dias, prazo suficiente para o pedido de compra seguir o fluxo normal.

Resumo

O Resumo usa CONT.SES (COUNTIFS) e SOMASES (SUMIFS) para contar e somar por tipo, por setor e por status. Se as garantias vencidas estão concentradas num setor, esse setor entra primeiro no orçamento de renovação; se o custo anual das licenças excedidas é alto, a conversa com o fornecedor vem antes da auditoria dele.

Erros comuns no inventário de TI

• Inventário feito uma vez e nunca mais. Em seis meses, entradas, saídas e trocas de usuário deixam a lista sem valor. Defina quem atualiza e em que momento: entrega de equipamento, devolução, desligamento de colaborador.
• Devolução sem baixa. O colaborador sai, o notebook volta para a TI e continua no nome dele. No próximo inventário, ninguém sabe se está no estoque ou se sumiu.
• Contar licença por instalação quando o contrato é por usuário. Ou o contrário. Escreva na linha qual é o critério do contrato.
• Misturar equipamento de TI com ativo de automação. PLC, IHM e rede industrial costumam ser da manutenção ou da automação. Se ficarem no inventário de TI, combine quem cuida de quê.
• Número de série digitado à mão sem conferir. Uma letra trocada e o fabricante nega a garantia.

Quando a planilha deixa de dar conta

Enquanto uma pessoa cuida do arquivo e a empresa tem uma ou duas unidades, o inventário em planilha funciona. Ele começa a falhar quando cada filial tem sua cópia, quando o chamado de suporte precisa saber qual equipamento o usuário tem e quando a gerência quer o histórico de cada máquina. Nesse ponto, o inventário e os chamados deveriam morar juntos, como descreve o texto sobre central de serviços interna.

O controle de licenças de software continua bem resolvido nesta planilha ou numa ferramenta específica de gestão de ativos de software. Já o cadastro de equipamentos, os chamados e a evidência de entrega ganham com uma plataforma única: dá para começar no Sismetro grátis com um setor e ver se o fluxo serve. Para colocar etiquetas nos equipamentos, o guia de QR Code em equipamentos mostra como fazer o primeiro lote.