Orçamento de manutenção em planilha: orçado x realizado antes do fechamento

A planilha de orçamento de manutenção é um modelo em Excel em que você distribui o orçamento do ano por centro de custo, por natureza de gasto (mão de obra, peças e materiais, serviços de terceiros) e pelos 12 meses, lança o que foi gasto e acompanha o desvio em reais e em percentual, no mês e no acumulado. É a base da conversa mensal com a controladoria e do pedido de orçamento do ano seguinte.

O problema mais comum não é falta de orçamento; é orçamento feito como um número só, dividido por 12, sem relação com o plano de manutenção. Aí julho, mês da parada geral, aparece como estouro de 300%, e a manutenção passa o resto do ano se explicando. O modelo foi montado para evitar isso. O passo a passo de como montar o orçamento anual de manutenção complementa esta página com o raciocínio da construção.

O que tem em cada aba

Como montar o orçamento de manutenção na planilha

1. Defina os centros de custo como a contabilidade define. Se a manutenção usa uma divisão e a controladoria outra, o orçado x realizado nunca fecha. O texto sobre centro de custo na manutenção mostra como alinhar.
2. Parta do histórico, não do ano passado inteiro. Pegue 12 a 24 meses de gasto por centro de custo e natureza, tire eventos que não se repetem (um motor que queimou por surto na rede, uma reforma pontual) e ajuste pelos preços.
3. Some o que o plano já sabe que vai acontecer. Paradas programadas, revisões gerais, contratos de terceiros com valor fixo, calibrações. Lance cada um no mês em que acontece, não espalhado pelo ano.
4. Separe o que é investimento. Troca de equipamento, ampliação e reforma que aumenta a vida útil costumam ir para CAPEX. Misturar com o custeio distorce o indicador de custo de manutenção. A diferença está em CAPEX e OPEX na manutenção.
5. Lance o realizado toda semana. Cada nota ou requisição vira uma linha, com o número da OS. No fim do mês, o orçado x realizado está pronto sem fechamento de dois dias.

As fórmulas explicadas, com exemplo

Realizado do mês

A aba Orçado x realizado usa SOMASES (SUMIFS) para somar os lançamentos pelo centro de custo, pela natureza e pelo mês. Não é preciso digitar nada ali: o realizado se monta a partir da aba Realizado. Lançamento que aparece como Sem orçamento na conferência não entra em nenhuma linha, então corrija antes de fechar o mês.

Desvio em R$ e em %

Desvio = realizado − orçado e desvio % = desvio / orçado. Positivo é gasto acima do orçado; negativo, abaixo. Exemplo: centro de custo Utilidades, natureza peças e materiais, mês de março. Orçado R$ 85.000,00, realizado R$ 97.750,00. O desvio é de R$ 12.750,00, ou 15,0% acima.

Acumulado e situação

O desvio de um mês isolado engana. Você escolhe o mês de fechamento e a planilha soma de janeiro até ele. No mesmo exemplo, o acumulado de janeiro a março pode estar abaixo: orçado R$ 240.000,00, realizado R$ 231.600,00, desvio de −R$ 8.400,00 (−3,5%). Talvez a compra de março tenha sido só antecipação de algo previsto para abril. A situação de cada centro de custo compara o desvio acumulado com a tolerância: acima de +5% aparece Acima do orçamento, abaixo de −5% aparece Abaixo do orçamento, e entre os dois, Dentro do orçamento. Com −3,5%, Utilidades está dentro. A tolerância é editável.

Por que olhar a natureza do gasto

Peças acima e terceiros abaixo pode significar que a equipe própria assumiu um serviço que era terceirizado, e isso é bom. Terceiros muito acima com mão de obra própria estável costuma indicar corretiva emergencial contratada às pressas. A planilha não responde o porquê, mas a coluna OS dos lançamentos mostra onde perguntar.

Erros comuns no orçamento de manutenção

• Dividir o total por 12. A parada anual, a entressafra ou a revisão do compressor caem em meses específicos. Orçamento linear gera falso estouro e falsa sobra.
• Lançar sem número de OS. Sem a OS, ninguém descobre depois em qual equipamento o dinheiro foi gasto, e o argumento para substituir o ativo que mais consome fica sem base.
• Classificar tudo como peças. Serviço de usinagem externa é terceiro, não peça. A natureza errada esconde quanto a planta depende de fornecedores.
• Comparar com o faturamento só no fim do ano. O indicador de custo de manutenção sobre faturamento é mais útil acompanhado por trimestre.
• Cortar a preventiva para cumprir o orçamento. A economia aparece neste trimestre e a corretiva cobra com juros no próximo.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha funciona bem para montar e acompanhar o orçamento. O trabalho pesado está no realizado: alguém precisa lançar cada gasto com centro de custo, natureza e OS. Quando a planta tem muitas OS por mês ou várias unidades, esse lançamento atrasa e a reunião mensal passa a discutir números que ninguém confia.

Use a planilha para montar o orçamento deste ano. Se o lançamento do realizado estiver tomando mais tempo que a análise, teste o Sismetro grátis numa área e veja o custo sair das próprias OS. O verbete custo de manutenção do glossário ajuda a alinhar o que entra e o que fica de fora da conta.