Planilha de instrumentais cirúrgicos: saiba qual caixa não fecha

A planilha de instrumentais cirúrgicos é um inventário em Excel em que cada código de instrumental tem quantidade total, peças em reparo, peças baixadas e uma reserva mínima, e cada caixa cirúrgica tem a sua composição (código × quantidade). Com esses dados ela calcula quantas peças estão presas nas caixas montadas, quanto sobra de reserva, qual caixa não fecha e o que precisa ser comprado ou recuperado.

É o controle que falta quando a CME descobre, na montagem das seis da manhã, que a caixa de parto está sem tesoura e o centro cirúrgico já está ligando. O modelo vem preenchido com um exemplo (pinças, tesouras, porta-agulhas e cinco tipos de caixa) para você ver as contas funcionando antes de lançar o seu acervo. Abre no Excel e no Google Planilhas.

O que tem em cada aba

Como montar o inventário de instrumentais

1. Padronize o código antes de contar. Um código por modelo de instrumental, não por peça: pinça hemostática Kelly reta de 14 cm é um código com 60 unidades. Se o hospital tem duas marcas da mesma pinça que não se misturam na caixa, aí são dois códigos.
2. Conte tudo no mesmo dia. Caixas montadas no arsenal, caixas em processamento, peças avulsas e o que está no fornecedor de reparo. Inventário feito ao longo de três semanas conta a mesma pinça duas vezes ou nenhuma.
3. Cadastre a composição das caixas. Use a lista de conferência que vai dentro da caixa. Se a lista impressa e a caixa real não batem, resolva isso antes, porque a planilha vai repetir o erro com muita convicção.
4. Defina a reserva mínima de cada código. É quanto você quer ter fora das caixas para cobrir quebra, perda e envio para reparo sem desmontar outra caixa.
5. Atualize a cada conferência e a cada saída para reparo. A aba Reposição só merece confiança se as colunas em reparo e baixados estiverem em dia.

Como a planilha calcula a falta e a reposição?

São quatro contas encadeadas, todas feitas por código. Os números abaixo são os do exemplo que vem no arquivo.

Ativos

Ativos = total − em reparo − baixados. A pinça Kelly reta tem 60 unidades no total e 5 fora de uso, entre reparo e baixa. Ficam 55 ativas.

Peças nas caixas

Para cada caixa, a planilha multiplica a quantidade do código na composição pelo número de caixas montadas e soma tudo com SOMARPRODUTO (SUMPRODUCT). Uma caixa que leva 6 unidades de um código e tem 4 jogos montados prende 24 peças desse código. No exemplo, as caixas somam 54 pinças Kelly retas.

Reserva e situação

Reserva = ativos − peças nas caixas. Para a Kelly reta, 55 − 54 = 1. A situação segue três regras: reserva negativa é Falta para as caixas, porque não existem peças para montar todos os jogos cadastrados; reserva abaixo da mínima é Abaixo do mínimo; o resto é OK. Com mínima de 6, a Kelly reta aparece como Abaixo do mínimo.

Quanto repor e quanto custa

A repor = reserva mínima − reserva, quando o resultado é positivo. Kelly reta: 6 − 1 = 5 peças, que a R$ 58,00 cada (preço de exemplo) somam R$ 290,00. A tesoura Braun-Stadler do exemplo tem reserva de −1 e mínima de 2, então precisa de 3 peças: uma para fechar as caixas e duas para recompor a reserva. Somando os seis códigos da lista, o exemplo pede 13 peças e R$ 1.399,00.

A falta é calculada sobre o saldo geral do código. Se a mesma tesoura entra em mais de uma caixa, a planilha marca como incompleta toda caixa que usa aquele código, e quem decide qual jogo sai sem a peça é a enfermagem, não a fórmula.

Erros comuns no controle de instrumentais

• Inventário só de caixas fechadas. As peças avulsas no arsenal e as que estão no reparo somem da conta, e a reposição compra o que já existe.
• Reparo sem controle de retorno. A pinça vai para o fornecedor e ninguém anota. Três meses depois ela é dada como perdida e comprada de novo. O texto sobre perda e extravio de instrumental cirúrgico mostra onde as peças costumam sumir.
• Composição desatualizada. O cirurgião pediu mais duas pinças na caixa de cirurgia geral, a montagem obedeceu e a lista não mudou. A planilha passa a mostrar reserva que não existe.
• Baixa sem critério. Instrumental com corrosão, trinca ou ponta desalinhada precisa sair de uso. Se a inspeção no preparo não manda a peça para reparo ou baixa, a caixa fica completa no papel e ruim na mesa cirúrgica.
• Contar consignado como acervo próprio. Material consignado tem dono e fluxo próprios e não entra no inventário do hospital.
• Um arquivo por especialidade. A ortopedia tem uma planilha, a cirurgia geral outra, e o mesmo porta-agulha aparece nas duas com saldos diferentes.

Quando a planilha deixa de dar conta

Com algumas centenas de peças e uma pessoa responsável, a planilha organiza bem a conferência e a compra. O que ela não responde é onde está cada caixa agora, em qual ciclo foi esterilizada e para qual sala foi. Para isso o inventário precisa estar ligado ao processamento, e a rastreabilidade de instrumentais cirúrgicos passa a depender de leitura de código, não de digitação. Se os ciclos ainda são anotados à mão, a planilha de controle de esterilização complementa este modelo.

O software de CME do Sismetro faz essa ligação entre peça, kit, ciclo e destino. Dá para começar grátis com uma especialidade e manter a planilha como conferência até a equipe se acostumar.