Planilha de controle de equipamentos: cadastro com TAG e classe A, B ou C

A planilha de controle de equipamentos é o cadastro único dos ativos da planta: cada equipamento com TAG, localização, dados de fabricante, ano, status, valor e uma classe de criticidade calculada por fórmula. É o primeiro arquivo a montar antes de qualquer plano de manutenção, porque plano, ordem de serviço e indicador dependem de saber exatamente o que existe e onde está.

O que tem em cada aba

• Comece aqui: para que serve o cadastro, como preencher, o padrão de TAG sugerido e a legenda de cores (amarelo claro você preenche; cinza é fórmula).
• Ativos: TAG, descrição, unidade, área, linha, sistema, fabricante, modelo, número de série, ano, criticidade (por fórmula), status e valor.
• Matriz de criticidade: notas de 1 a 3 em segurança, meio ambiente, produção, qualidade e custo, que resultam na classe A, B ou C de cada ativo.
• Resumo: total de ativos e valor de aquisição por classe de criticidade e por status.
• Planilha x Sismetro: o que muda quando o cadastro passa a ter histórico, OS e indicadores ligados a cada equipamento.

Como montar o inventário em 5 passos

1. Defina o padrão de TAG antes da primeira linha. Mudar o padrão depois de 800 equipamentos cadastrados é retrabalho de semanas. O artigo sobre cadastro de equipamentos e padrão de TAG mostra como montar um.
2. Levante em campo, área por área. Cadastro feito a partir da lista do patrimônio contábil sai com equipamento sucateado há anos e sem metade das bombas reserva. Leve a planilha impressa ou no celular e confira placa por placa.
3. Preencha unidade, área, linha e sistema. São esses quatro campos que permitem filtrar e, mais tarde, montar a árvore de ativos num sistema.
4. Dê as notas de criticidade em grupo. Manutenção, produção, segurança e qualidade na mesma sala. Nota dada por uma pessoa só reflete o ponto de vista de uma área.
5. Mantenha o status em dia. Em operação, reserva, parado aguardando peça ou desativado: revise a cada inventário anual e a cada reforma ou parada.

Como a planilha calcula a criticidade?

Cada ativo recebe nota de 1 a 3 em cinco critérios: segurança, meio ambiente, produção, qualidade e custo. Nota 1 é impacto baixo se o equipamento falhar, 2 é médio e 3 é alto. A soma vai de 5 a 15. A regra do modelo é esta:

• Classe A: nota 3 em segurança ou em meio ambiente, ou soma igual ou maior que 12;
• Classe B: soma entre 9 e 11;
• Classe C: soma até 8.

Em Excel, a fórmula fica parecida com =SE(OU(Seg=3;MA=3;Soma>=12);"A";SE(Soma>=9;"B";"C")). Veja quatro exemplos:

Repare no compressor de ar. Ele levou nota 3 em produção, porque sem ar comprimido a fábrica para, e mesmo assim ficou B pela soma. Se na sua planta qualquer equipamento com nota 3 em produção derruba a linha inteira, acrescente produção ao gatilho da classe A. A regra é sua; o que não pode é cada pessoa usar uma régua diferente. O artigo sobre matriz de criticidade de equipamentos discute pesos e critérios com mais detalhe, e o verbete criticidade de ativos resume o conceito.

Para que serve a classe na prática: ativos A recebem plano preventivo completo, peças críticas em estoque e prioridade na fila de OS; ativos C podem rodar até falhar, se a falha for barata e sem risco. Uma boa distribuição costuma deixar a minoria dos ativos em A. Se mais da metade virou A, a classificação não está ajudando a priorizar nada.

Erros comuns no cadastro de equipamentos

• Misturar posição e equipamento. A posição (o lugar da bomba no processo) e o equipamento físico (a bomba com número de série) são coisas diferentes. Quando a bomba reserva entra no lugar da titular, qual das duas herda o histórico? Decida antes de cadastrar. A ISO 14224 ajuda a organizar essa separação.
• Descrição livre. "Bomba", "Bomba centrif.", "BB centrífuga" e "Bomba centrífuga" para o mesmo tipo de equipamento. Defina uma lista de descrições padrão e use sempre a mesma.
• Tudo é crítico. Quando a nota é dada para "proteger" o equipamento de cada área, a matriz perde o sentido.
• Cadastro que só uma pessoa atualiza. Equipamento novo entra meses depois da partida, e o técnico abre OS para um ativo que não existe na lista.
• Placa e cadastro que não batem. A TAG da planilha é uma, a pintada no equipamento é outra. Na hora da falha, ninguém sabe qual histórico consultar.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha resolve bem a fase de levantamento e a primeira classificação. O problema aparece depois: o cadastro fica num arquivo, as OS em outro, o plano preventivo num terceiro, e ninguém consegue responder quanto custou manter a bomba B-104 no ano. Identificar cada ativo com QR Code e ligar o histórico ao cadastro resolve essa costura.

Se você pretende migrar para um sistema depois, este modelo já ajuda: colunas padronizadas e TAG única por linha são exatamente o que uma importação de dados pede.