Apontamento de horas na manutenção é o registro, em cada ordem de serviço, de quanto tempo cada técnico trabalhou naquele serviço, com horário de início e fim. É esse dado que permite calcular custo de mão de obra por equipamento, estimar serviços futuros, medir o backlog em semanas e dimensionar a equipe com base em fato.
Na maioria das plantas, o apontamento existe e não serve para nada. O técnico preenche no fim do turno, de memória, distribuindo oito horas redondas entre as OS que lembra. Ou o supervisor preenche por todos na sexta-feira. O resultado é um banco de dados cheio de números que ninguém usa, porque ninguém confia neles. E sem dado confiável, a discussão sobre “precisamos de mais gente” vira opinião contra opinião.
Para que serve o apontamento de horas?
- Estimar melhor. O planejador só acerta a duração de uma troca de selo se souber quanto as últimas cinco levaram.
- Calcular o custo real de cada equipamento. Mão de obra própria costuma ser uma das maiores parcelas do custo de manutenção, e sem apontamento ela fica rateada de forma genérica, sem mostrar onde o dinheiro vai.
- Medir o backlog em semanas de trabalho, e não só em quantidade de OS.
- Dimensionar a equipe a partir da carga de trabalho. Mais em como dimensionar a equipe de manutenção.
- Calcular indicadores de tempo, como o MTTR, que dependem de saber quando o reparo começou e terminou.
Homem-hora, tempo de reparo e tempo de parada: qual a diferença?
Esses três tempos vivem confundidos, e confundir os três é a origem de metade dos indicadores errados. Um exemplo ajuda a separar.
Num armazém de grãos, o elevador de canecas que alimenta o secador para às 8h10 por quebra do mancal do pé (cenário hipotético). A sequência:
- 8h10: elevador para. Operador chama a manutenção.
- 8h40: chegam dois mecânicos e um eletricista. O eletricista faz o bloqueio e sai às 9h.
- 9h30 às 10h20: os mecânicos esperam o mancal, que estava em outro galpão.
- 12h50: mecânicos terminam a montagem.
- 12h50 às 13h20: eletricista volta, desbloqueia e acompanha o teste.
- 13h40: operação confirma o elevador rodando com carga.
| Medida | Cálculo | Resultado |
|---|---|---|
| Tempo de parada do equipamento | 8h10 até 13h40 | 5h30 |
| Tempo de reparo (manutenção atuando) | 8h40 até 13h20 | 4h40 |
| Homem-hora dos mecânicos | 2 × (8h40 até 12h50) = 2 × 4h10 | 8h20 |
| Homem-hora do eletricista | 20 min + 30 min | 0h50 |
| Homem-hora total da OS | 8h20 + 0h50 | 9h10 |
| Dos quais em espera de peça | 2 × 50 min | 1h40 |
Cada número responde a uma pergunta diferente. A parada (5h30) entra no downtime e na disponibilidade. O tempo de reparo alimenta o MTTR; se a sua empresa inclui ou não a espera pela chegada da equipe e pela peça no MTTR é uma definição que precisa estar escrita, como discutido em como calcular o MTTR. O homem-hora (9h10) vai para o custo e para a estimativa. E a espera (1h40) é o dado que mostra que o mancal deveria estar no almoxarifado do armazém, e não em outro galpão.
Se o apontamento registrar só “OS 7731: 8 horas”, nada disso é recuperável.
O que registrar em cada OS
- Cada técnico separadamente, com início e fim. Não “equipe mecânica: 8 horas”.
- Interrupções com código: aguardando peça, aguardando liberação da produção, aguardando outra especialidade, deslocamento, interrompido por emergência.
- Horário de parada e de liberação do equipamento, que não coincidem com as horas dos técnicos.
- Terceiros, quando atuam na OS, com o mesmo critério. Sem isso, o custo dos equipamentos atendidos por contratadas fica subestimado.
E as horas que não pertencem a nenhuma OS?
Nem todo tempo da equipe é gasto em ordem de serviço, e fingir que é só piora o dado. Treinamento, DDS, reunião diária, organização da oficina, manutenção de ferramentas e deslocamento entre áreas são horas reais, que precisam de um lugar para ser registradas. A saída mais simples é criar poucas categorias de atividade indireta (treinamento, reunião, oficina e ferramentas, deslocamento, outros) e apontá-las com o mesmo cuidado das OS.
Com isso, a soma do dia de cada técnico fecha com a presença, e aparece um número que costuma surpreender a gerência: quanto do dia de trabalho vai, de fato, para trabalho em equipamento. Esse percentual é a base honesta para a programação semanal, porque mostra quantas horas existem para programar. Também evita a tentação de jogar o tempo de reunião ou de deslocamento dentro da primeira OS do dia, o que infla o custo daquele equipamento sem motivo.
Por que o apontamento fica ruim
Antes de cobrar a equipe, vale entender por que o dado sai distorcido. Os motivos mais comuns:
- Apontar dá trabalho. Se o técnico precisa voltar à oficina, achar um computador e navegar por cinco telas, ele vai deixar para o fim do turno.
- Ninguém usa o dado. Se o apontamento nunca aparece em nenhuma decisão, a equipe conclui que é burocracia e preenche de qualquer jeito.
- O dado só aparece em cobrança. Quando o único uso das horas é questionar por que alguém demorou, a equipe aprende a apontar o que parece aceitável, e não o que aconteceu.
- OS genérica. A ordem “serviços diversos de mecânica” aceita qualquer hora e esconde onde o tempo foi gasto.
Como ter um apontamento confiável
- Leve o apontamento para o campo. O registro de início e fim feito no celular, no momento em que o serviço começa e termina, é o que mais melhora a qualidade do dado. Veja o que avaliar em um aplicativo de manutenção no celular.
- Crie códigos de espera simples, no máximo seis ou sete, e explique para que servem.
- Elimine ou limite as OS genéricas. Se forem inevitáveis para pequenos serviços, restrinja a poucas horas por semana e revise o que entra nelas.
- Confira diariamente, por amostragem. O supervisor revisa algumas OS do dia anterior, em vez de assinar todas no fim da semana.
- Compare com a presença. Some as horas apontadas em OS no mês e divida pelas horas de presença da equipe. Se o resultado for muito baixo, há tempo que não está sendo registrado; se passar de 100%, há horas inventadas.
- Use o dado de forma visível. Mostre na reunião que o estoque do mancal foi ajustado porque as OS registraram espera. É a melhor campanha de conscientização que existe.
Num CMMS como o Sismetro, o técnico registra início e fim da OS pelo aplicativo no próprio equipamento, e as horas, as peças usadas e o custo ficam vinculados à ordem. O PCM passa a ver as horas por equipamento e por tipo de serviço sem consolidar planilha.
Quer tirar isso da planilha?O Sismetro junta ordens de serviço, preventivas, estoque e indicadores num só lugar, com app para os técnicos e integração com o ERP Senior.
Cuidados ao usar as horas apontadas
Horas apontadas são ótimas para enxergar processos e péssimas como ranking individual. Usar o dado para comparar técnicos entre si, sem considerar a complexidade de cada OS, só ensina a equipe a escolher serviço fácil e a ajustar o apontamento. Para avaliar a equipe, combine vários indicadores, como discutido em como medir o desempenho da equipe de manutenção.
Outro cuidado é a transição. Quando o apontamento passa a ser feito no campo, as horas registradas costumam mudar de patamar: aparecem esperas que antes estavam escondidas e o tempo de alguns serviços “aumenta”. Isso não é piora, é o dado ficando verdadeiro. Avise a diretoria antes, para que a mudança não seja lida como queda de produtividade.
Próximo passo
Escolha uma especialidade e, durante quatro semanas, peça o apontamento por técnico, com início, fim e código de espera, feito no momento do serviço. No fim do período, calcule três coisas: a relação entre horas apontadas e horas de presença, o total de horas em espera por motivo e a diferença entre horas estimadas e reais nas OS planejadas. Esses três números mostram onde está o maior ganho, e quase sempre ele está na espera.
Perguntas frequentes
O que é apontamento de horas na manutenção?
É o registro, em cada ordem de serviço, do tempo que cada técnico dedicou ao serviço, com início e fim. Esse dado alimenta custo de mão de obra por OS e por equipamento, estimativas de planejamento, backlog e dimensionamento da equipe.
Qual a diferença entre homem-hora e tempo de reparo?
Homem-hora soma o tempo de todas as pessoas que trabalharam na OS: dois técnicos por três horas são seis homens-hora. Tempo de reparo é o tempo de relógio em que o equipamento esteve em manutenção, independentemente de quantas pessoas trabalharam.
Devo apontar o tempo de espera por peça?
Sim, mas separado, com um código de espera. Esconder a espera dentro do tempo de serviço distorce as estimativas; deixar de apontar faz o tempo sumir. Registrada à parte, a espera vira um dado que mostra problemas de estoque e de planejamento.
Como saber se o apontamento é confiável?
Compare as horas apontadas em OS com as horas de presença da equipe no mesmo período e observe a distribuição dos registros. Muitos apontamentos com horas redondas, todos no fim do turno, ou uma fatia grande de horas sem OS indicam dado pouco confiável.
