A ficha de manutenção de equipamentos é o documento que reúne, para um único ativo, a identificação dele e a sequência de todas as intervenções de manutenção: data, tipo, serviço executado, peças, horas, responsável e assinatura. É a vida do equipamento numa página. Quando bem preenchida, responde em segundos perguntas como “quando trocamos esse selo pela última vez?” e “quantas corretivas esse compressor teve no ano?”.
O nome varia de fábrica para fábrica: ficha de manutenção, ficha do equipamento, prontuário, registro de manutenção. O conteúdo é o mesmo. Abaixo, os campos que não podem faltar, um modelo para copiar e a diferença entre a ficha e os outros documentos com que ela costuma ser confundida.
Para que serve a ficha de manutenção
- Diagnóstico. O mecânico que chega para uma corretiva vê o que já foi feito e não repete troca que não resolveu da última vez.
- Indicadores. MTBF, MTTR e custo por equipamento só existem se cada intervenção tiver data, duração e custo.
- Decisão de reforma ou troca. A ficha mostra se o equipamento está ficando mais caro de manter.
- Auditoria. Cliente, certificadora e fiscalização pedem prova de que a manutenção foi feita. A ficha, junto das OS, é essa prova.
O assunto é parente próximo do histórico de manutenção: a ficha é a forma mais comum de apresentar esse histórico.
Que campos a ficha de manutenção deve ter
A ficha tem duas partes: o cabeçalho, que identifica o equipamento e muda pouco, e o corpo, onde cada intervenção vira uma linha.
| Bloco | Campo | Por que importa |
|---|---|---|
| Identificação | TAG | Código único na planta; é por ele que tudo se cruza |
| Identificação | Descrição e tipo | “Bomba centrífuga de água de resfriamento”, não só “bomba” |
| Identificação | Fabricante, modelo e número de série | Necessários para pedir peça e consultar manual |
| Identificação | Localização e área | Onde está e a que linha ou sistema pertence |
| Identificação | Criticidade | Define prioridade e estratégia de manutenção |
| Identificação | Dados técnicos principais | Potência, rotação, vazão, pressão, lubrificante |
| Intervenção | Data de início e fim | Base para MTTR e para a linha do tempo |
| Intervenção | Número da OS | Liga a linha ao documento completo |
| Intervenção | Tipo de manutenção | Corretiva, preventiva, preditiva, melhoria |
| Intervenção | Sintoma e causa | O que se viu e por que aconteceu |
| Intervenção | Serviço executado | O que foi feito, em linguagem objetiva |
| Intervenção | Peças e materiais | Código, quantidade e, se possível, custo |
| Intervenção | Horas | Horas trabalhadas e tempo de equipamento parado |
| Intervenção | Responsável | Quem executou |
| Intervenção | Assinatura ou aprovação | Quem conferiu e aceitou o serviço |
Dois campos fazem mais diferença do que parece. A TAG, porque sem um código único a ficha da “bomba 3” vira duas fichas quando alguém escreve “B-03”. O padrão de codificação está em cadastro de equipamentos e TAG. E a causa, porque é ela que permite achar falhas repetitivas. “Trocado rolamento” sem causa não ensina nada.
Ficha, ordem de serviço, relatório e registro: qual a diferença?
Os quatro nomes aparecem misturados, e a confusão gera retrabalho: gente copiando a OS inteira na ficha ou anexando a ficha no relatório da diretoria.
| Documento | Unidade | Pergunta que responde | Quem usa |
|---|---|---|---|
| Ordem de serviço (OS) | Um serviço | O que deve ser feito, por quem, e o que foi feito? | Técnico, planejador |
| Relatório de preventiva | Uma execução de plano | O que foi verificado e medido nesta preventiva? | Técnico, PCM, auditor |
| Ficha de manutenção | Um equipamento | O que já aconteceu com este equipamento? | Técnico, engenharia, PCM |
| Relatório de manutenção (gerencial) | Um período | Como a manutenção foi no mês? | Gestão, diretoria |
O registro de manutenção é o termo genérico para qualquer um desses registros; em normas e auditorias, costuma significar “a prova documentada de que o serviço foi feito”. Na prática, a OS e o relatório de preventiva alimentam a ficha, e a ficha alimenta o relatório gerencial. O conteúdo da OS está em ordem de serviço de manutenção, e o relatório para a diretoria em relatório de manutenção.
O que vai num relatório de preventiva
O relatório de preventiva documenta uma execução do plano: equipamento, plano ou checklist aplicado, data, cada item verificado com resultado (conforme, não conforme, valor medido), anomalias encontradas, ações tomadas ou abertas, peças, horas e assinatura. Na ficha, ele vira uma linha: “12/08, preventiva trimestral, OS 4417, sem anomalias, 2,5 h, João”. O relatório completo fica anexado à OS.
Modelo de ficha de manutenção para copiar
O modelo abaixo é para um equipamento rotativo. Os dados são fictícios e servem para mostrar o nível de detalhe esperado.
| Campo | Valor | Campo | Valor |
|---|---|---|---|
| TAG | CP-AR-02 | Criticidade | A |
| Descrição | Compressor de ar parafuso, 75 kW | Localização | Casa de compressores, utilidades |
| Fabricante / modelo | (preencher) | Número de série | (preencher) |
| Lubrificante | Óleo indicado pelo fabricante | Data de instalação | 03/2019 |
| Data | OS | Tipo | Sintoma / causa | Serviço executado | Peças | Horas trab. / parado | Executante | Aprovação |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14/01 | 3902 | Preventiva | Plano de 2.000 h | Troca de filtro de ar e filtro de óleo; inspeção de correias | 2 filtros | 1,5 / 1,5 | Técnico A | Supervisor |
| 02/03 | 4051 | Corretiva | Alta temperatura de descarga / radiador obstruído por pó | Limpeza do radiador; revisão da ventilação da sala | Nenhuma | 3 / 4 | Técnico B | Supervisor |
| 18/04 | 4188 | Preditiva | Rota de vibração | Coleta sem alteração em relação à linha de base | Nenhuma | 0,3 / 0 | Técnico C | PCM |
| 09/05 | 4260 | Corretiva | Alta temperatura de descarga / radiador obstruído por pó | Limpeza do radiador | Nenhuma | 2,5 / 3 | Técnico A | Supervisor |
Repare no que a ficha mostra sem nenhum relatório: a mesma causa duas vezes em pouco mais de dois meses. A ação certa não é limpar de novo; é incluir a limpeza do radiador no plano ou resolver a entrada de pó na sala. É esse tipo de leitura que justifica o trabalho de manter a ficha.
Se quiser o modelo em formato editável, fale com a equipe da Sismetro.
Tire a manutenção da planilha. No Sismetro, ordens de serviço, planos preventivos, checklists, histórico do patrimônio e indicadores ficam juntos, com um app que funciona sem internet.
Erros que estragam a ficha
- Preencher no fim do turno. Horário e serviço viram estimativa. O MTTR que sai daí não serve para nada.
- Texto livre sem padrão. “Arrumado”, “ok”, “verificado”. Use listas fechadas para tipo, sintoma e causa, e texto livre só para o detalhe.
- Ficha só de corretiva. Sem as preventivas e preditivas, não dá para saber se o plano está funcionando.
- Peça sem código. “Rolamento” não diz qual. O código permite somar custo e achar o consumo anormal.
- Ficha longe do equipamento. Pasta no escritório do PCM não ajuda o mecânico às três da manhã.
Por que a ficha digital funciona melhor
Em papel ou planilha, a ficha depende de alguém transcrever cada OS encerrada. Esse alguém sai de férias, e a ficha para em março. No formato digital, a lógica se inverte: a ficha não é preenchida, ela é consultada. Cada OS encerrada no sistema já entra no histórico do equipamento com data, horas, peças e executante.
O ganho maior está no campo. Com uma etiqueta de QR Code no equipamento, o técnico aponta o celular e vê o histórico ali mesmo, antes de abrir a tampa. O artigo sobre QR Code na manutenção mostra como implantar as etiquetas. O verbete histórico do equipamento resume o conceito.
No Sismetro, a ficha é o próprio cadastro do patrimônio: o QR do patrimônio abre o histórico de SS daquele equipamento no app, que funciona mesmo sem sinal. Cada serviço é registrado com checklist, fotos, assinatura e horas, e o relatório de preventiva fica guardado na própria execução. Veja como funciona o app offline.
Próximo passo: escolha os dez equipamentos mais críticos da planta e confira se a ficha de cada um tem as quatro informações mínimas de toda intervenção do último ano: data, tipo, causa e horas. Onde faltar, o problema está no preenchimento da OS, e é por ela que a correção começa.
Perguntas frequentes
O que é uma ficha de manutenção de equipamentos?
É o documento que reúne a identificação de um equipamento e o resumo de todas as intervenções feitas nele: data, tipo de manutenção, serviço executado, peças, horas, responsável e assinatura. Funciona como a vida do equipamento numa página e é a base do histórico de manutenção.
Qual a diferença entre ficha de manutenção e ordem de serviço?
A ordem de serviço autoriza e documenta um serviço específico, do pedido ao encerramento. A ficha de manutenção é do equipamento: cada OS encerrada vira uma linha na ficha. Uma OS tem um serviço; a ficha tem todos os serviços daquele ativo.
O que deve ter num relatório de preventiva?
Identificação do equipamento, plano ou checklist aplicado, data, itens verificados com resultado, medições, anomalias encontradas, ações tomadas ou abertas, peças usadas, horas e assinatura do executante. O relatório de preventiva documenta uma execução; a ficha guarda o resumo dela.
Ficha de manutenção em papel ainda serve?
Serve para poucos equipamentos e uma equipe disciplinada, mas perde força rápido: depende de alguém transcrever as OS, não soma horas nem custos e fica longe do equipamento. Em formato digital, a ficha se monta sozinha a partir das ordens encerradas.
