Apontamento de horas de técnicos: cada hora ligada a uma OS ou a um motivo

Apontamento de horas de técnicos é o registro de quanto tempo cada pessoa da manutenção gastou em cada serviço: qual OS, qual atividade, de que horas a que horas. Esta planilha de Excel, que também abre no Google Planilhas, transforma esses apontamentos em horas, separa o que foi trabalho em OS do que foi espera, deslocamento ou treinamento e mostra a ocupação e o custo de cada técnico.

Sem esse registro, o HH da OS é estimado, o custo de mão de obra do equipamento fica de fora e a discussão sobre falta de gente vira opinião. Abaixo estão o que apontar, como preencher e os erros que deixam o apontamento sem valor.

O que apontar e por quê

• Hora direta: tempo dentro de uma OS de preventiva, corretiva ou inspeção. É o HH que entra no custo do equipamento e no MTTR.
• Hora indireta: deslocamento, espera por peça, treinamento e tarefas administrativas. Não é tempo perdido, mas precisa ser visto. Muita espera por peça aponta problema no almoxarifado, não na equipe.
• Ocupação: horas apontadas divididas pelas horas disponíveis. Acima de 100% indica hora extra; muito abaixo de 50% costuma indicar apontamento esquecido.

O guia de apontamento de horas na manutenção explica como levar esse controle para a rotina, e o de homem-hora mostra como chegar ao custo da hora com encargos.

Como preencher a planilha

1. Cadastre os técnicos. Use o nome exatamente como vai aparecer nos apontamentos, o custo da hora e as horas disponíveis no período, por exemplo 8 horas por dia.
2. Aponte por bloco. Cada vez que o técnico muda de OS ou de atividade, uma linha nova, com início e fim no formato 07:30. O turno da noite que termina depois da meia-noite é calculado certo.
3. Coloque a OS sempre que houver. Corretiva sem OS aparece como Sem OS na coluna Conferir, para que a OS seja aberta e o serviço entre no histórico do equipamento.
4. Confira antes de fechar. Dia com mais de 10 horas para o mesmo técnico aparece em vermelho. Pode ser hora extra real ou horário digitado errado.

Erros comuns no apontamento de horas

O primeiro é apontar no fim do dia, de memória. O técnico lembra das OS grandes e esquece as pequenas, e o dia fecha com horas redondas que não batem com nada. Aponte ao terminar cada serviço.

O segundo é jogar tudo na OS principal. Se as duas horas esperando peça entram como corretiva, o MTTR do equipamento sobe e o problema do almoxarifado some. Separe a espera como hora indireta.

Esse cuidado também melhora a conversa com a gerência. Quando a planilha mostra que uma parte relevante das horas foi espera por peça ou deslocamento, o pedido de estoque mínimo ou de reorganização das rotas deixa de ser opinião e passa a ter número.

O terceiro é usar o apontamento para vigiar pessoas. Quando a equipe sente que o registro serve para punir, o apontamento fica perfeito e falso. Use os números para melhorar o planejamento, a disponibilidade de peças e o tamanho da equipe.

O quarto é não ligar a hora ao custo. Horas apontadas sem custo da hora não entram no custo do equipamento. Com o custo cadastrado, a planilha calcula o valor de cada apontamento, que pode ir para a planilha de controle de ordens de serviço.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha funciona enquanto alguém digita o que os técnicos anotaram. Com equipe grande, vários turnos ou serviço em campo, o papel se perde, a digitação atrasa e o apontamento chega dias depois. No Sismetro, o técnico registra o tempo na própria OS pelo celular, com foto, peça e assinatura, e o app Android e iOS funciona sem sinal, sincronizando quando a conexão volta.

Veja como funciona o app de manutenção offline do Sismetro.