Dashboard de indicadores de manutenção: MTBF, MTTR e disponibilidade saindo das OS

Um dashboard de indicadores de manutenção é o quadro que mostra, em uma tela, se a manutenção está entregando o que a operação precisa: equipamento disponível, falhas resolvidas rápido, serviço planejado e custo sob controle. Esta planilha de Excel, que também abre no Google Planilhas, monta esse quadro a partir de duas coisas que você já tem: as ordens de serviço do período e as horas que cada equipamento ficou em operação.

O modelo foi pensado para quem prepara a reunião mensal com a gerência e hoje passa um ou dois dias juntando números. Abaixo estão os indicadores que ele calcula, como preencher e os cuidados para o número não perder a credibilidade na primeira pergunta.

Quais indicadores o dashboard calcula

• Disponibilidade: horas em operação menos horas de parada por falha, divididas pelas horas em operação.
• MTBF (tempo médio entre falhas): horas em operação menos parada, divididas pelo número de corretivas. Veja o passo a passo em como calcular MTBF.
• MTTR (tempo médio para reparo): horas de parada divididas pelo número de corretivas.
• OS planejadas: percentual de preventivas, preditivas e inspeções sobre o total de OS. Mostra se a equipe trabalha no plano ou apagando incêndio.
• OS em aberto e custo do período: o tamanho da fila e quanto a manutenção gastou.

Cada indicador tem uma meta e um sentido: para disponibilidade e MTBF, maior é melhor; para MTTR, OS em aberto e custo, menor é melhor. O farol compara o realizado com a meta e mostra Na meta ou Fora da meta. Para escolher quais indicadores acompanhar, o guia de KPIs de manutenção ajuda a não exagerar na lista.

Como preencher a planilha

1. Cadastre os equipamentos. TAG, área, criticidade e as horas em operação no período. Se o equipamento roda 24 horas, use as horas do calendário menos as paradas programadas da produção.
2. Lance as OS. Uma linha por OS, com tipo, status, horas de parada, HH e custo. A parada da corretiva é a que entra no MTBF, no MTTR e na disponibilidade.
3. Informe as metas. Na aba Metas e resultado, escolha o indicador, a meta e o sentido. O realizado vem sozinho.
4. Feche o mês. Salve o arquivo com o mês no nome e comece outro. Assim você compara um mês com o outro sem misturar períodos.

Erros que derrubam a credibilidade do indicador

O primeiro é a hora de parada estimada no fim do mês. Se ninguém anotou quando a máquina parou e quando voltou, o MTTR vira chute e a primeira pergunta da produção desmonta o número. Anote início e fim da parada na própria OS.

O segundo é misturar parada por falha com parada programada. Preventiva que para a máquina é parada planejada e não deve derrubar o MTBF. Por isso a planilha só soma a parada das corretivas.

O terceiro é a meta copiada de outra empresa. Uma disponibilidade de 97% pode ser fácil numa linha nova e impossível numa extrusora de vinte anos. Comece com a média dos últimos meses e suba a meta aos poucos.

O quarto é olhar só a média geral. Uma disponibilidade geral de 99% pode esconder um equipamento crítico abaixo da meta. A aba Equipamentos mostra o farol de cada um, e é ali que a reunião deve começar.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha funciona bem enquanto uma pessoa lança as OS e fecha o mês. Quando as OS são muitas, quando há mais de uma unidade ou quando a gerência quer ver o número antes do fim do mês, a digitação vira o gargalo e o dashboard chega atrasado. No Sismetro, o técnico fecha a OS no celular com tempo, peça e foto, e o MTBF, o MTTR e a disponibilidade saem das próprias OS, nos painéis (Neural), por equipamento e por unidade.

Para aprofundar só o cálculo de confiabilidade, use também a planilha de MTBF, MTTR e disponibilidade. E veja como funcionam os dashboards de manutenção do Sismetro.