KPIs de manutenção são os indicadores que mostram se os equipamentos estão confiáveis, se a equipe trabalha de forma planejada e quanto isso custa. Os mais usados se dividem em quatro grupos: desempenho do equipamento (MTBF, MTTR, disponibilidade), processo de trabalho (backlog, aderência, preventiva), custo e materiais. Abaixo estão 15 deles, cada um com fórmula, exemplo e o momento em que ele realmente ajuda.
Um aviso antes da lista: nenhuma planta precisa dos 15 ao mesmo tempo. A maior parte dos painéis com vinte indicadores tem uns cinco que alguém olha e quinze que só ocupam espaço. No fim do texto há uma sugestão de quais escolher conforme o estágio da equipe.
KPIs de desempenho do equipamento
1. MTBF (tempo médio entre falhas)
Tempo em operação ÷ número de falhas. Mostra a frequência de quebra. Use para equipamentos críticos, por TAG, em janela de 12 meses. O passo a passo, com os erros mais comuns, está em como calcular o MTBF.
2. MTTR (tempo médio de reparo)
Tempo total de reparo ÷ número de reparos. Mostra a velocidade de resposta depois da falha. Ganha valor quando você decompõe em espera, diagnóstico, peça e reparo efetivo.
3. Disponibilidade
Tempo disponível ÷ tempo previsto. É o indicador que a produção entende. Antes de adotar, defina se a base é o calendário ou as horas programadas, e se a preventiva é descontada. As fórmulas básicas estão no artigo de indicadores de manutenção.
4. OEE
Disponibilidade × desempenho × qualidade. Indicador do equipamento, compartilhado com a produção. Útil na linha gargalo, para separar perdas de quebra, pequenas paradas e velocidade. Detalhes em como calcular OEE.
KPIs do processo de trabalho
5. Backlog em semanas
Horas estimadas das OS pendentes ÷ horas disponíveis da equipe por semana. Exemplo: 1.140 horas pendentes e 380 horas disponíveis por semana dão 3,0 semanas. Mostra se a equipe tem capacidade para a demanda. Olhe a tendência e separe por especialidade, porque um backlog geral confortável pode esconder a elétrica afogada. Mais em backlog de manutenção.
6. Aderência à programação
OS programadas executadas na semana ÷ OS programadas. Exemplo: 212 programadas, 171 executadas, 80,7%. É o melhor indicador de disciplina de planejamento que existe, e reage rápido. Tem regras de cálculo que fazem diferença, explicadas em aderência à programação.
7. Cumprimento do plano preventivo
Preventivas executadas dentro da tolerância ÷ preventivas previstas no período. Exemplo: 184 previstas no mês, 161 feitas no prazo, 87,5%. Difere da aderência porque olha só o plano preventivo e usa tolerância de data (por exemplo, até 10% do intervalo). Preventiva adiada três vezes não é preventiva.
8. Percentual de trabalho planejado
Horas em trabalho planejado (preventiva, preditiva, corretiva programada) ÷ horas totais apontadas. Mostra o quanto a equipe trabalha por iniciativa própria e não por reação. A versão mais conhecida desse indicador é o índice de preventiva x corretiva.
9. Percentual de corretiva emergencial
Horas em corretiva não programada ÷ horas totais apontadas. É o complemento mais honesto do anterior. Se 18% das horas do mês foram “larga tudo e vai”, você sabe quanto da programação está sob risco toda semana.
10. Tempo de atendimento da solicitação de serviço
Tempo entre a abertura da SS e o início do atendimento, separado por prioridade. Use a mediana: “metade das SS de prioridade alta é atendida em até 3,5 horas” diz mais do que uma média puxada por duas SS esquecidas. É o indicador que a produção sente no dia a dia.
11. Retrabalho
OS reabertas ou falhas repetidas no mesmo ativo em até 7 dias ÷ OS corretivas encerradas. Exemplo: 19 em 312, 6,1%. Mostra qualidade do reparo e da análise. Retrabalho alto com MTTR baixo é um sinal clássico de reparo apressado.
12. Percentual de horas extras
Horas extras ÷ horas normais da equipe. Exemplo: 620 extras sobre 7.040 normais, 8,8%. Fora da entressafra ou de paradas programadas, horas extras altas e constantes indicam equipe subdimensionada ou excesso de corretiva. E cansaço, que vira acidente e erro de montagem.
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KPIs de custo e materiais
13. Custo de manutenção sobre faturamento
Custo total de manutenção no ano ÷ faturamento bruto. Indicador de diretoria e de comparação setorial. Sofre com a variação de preço do produto, o que pesa muito em agroindústria. As armadilhas estão em custo de manutenção sobre faturamento.
14. Custo de manutenção por unidade produzida
Custo de manutenção no período ÷ produção no período. Exemplo: R$ 410 mil no mês para 52.000 toneladas, R$ 7,88 por tonelada. Mais estável que o percentual sobre faturamento e fácil de comparar entre unidades que fazem o mesmo produto. Em usinas, costuma ser expresso por tonelada de cana moída.
15. Nível de atendimento do almoxarifado
Requisições de manutenção atendidas na hora ÷ requisições totais. Exemplo: 1.153 de 1.240, 93,0%. Cada requisição não atendida é tempo de máquina parada esperando peça ou OS reprogramada. Ajuda a calibrar o estoque mínimo dos itens críticos sem inflar o estoque inteiro.
Resumo: os 15 KPIs numa tabela
| KPI | Grupo | Frequência sugerida | Para quem |
|---|---|---|---|
| MTBF | Equipamento | Mensal (janela 12 meses) | Gerência, confiabilidade |
| MTTR | Equipamento | Mensal | Supervisão |
| Disponibilidade | Equipamento | Diária a mensal | Produção, gerência |
| OEE | Equipamento | Diária a semanal | Produção e manutenção |
| Backlog | Processo | Semanal | PCM, supervisão |
| Aderência à programação | Processo | Semanal | PCM, supervisão |
| Cumprimento da preventiva | Processo | Mensal | PCM, gerência |
| % trabalho planejado | Processo | Mensal | Gerência |
| % corretiva emergencial | Processo | Semanal | PCM, gerência |
| Atendimento de SS | Processo | Semanal | Supervisão, produção |
| Retrabalho | Processo | Mensal | Supervisão |
| % horas extras | Processo | Mensal | Gerência, RH |
| Custo sobre faturamento | Custo | Anual (acompanhamento mensal) | Diretoria |
| Custo por unidade produzida | Custo | Mensal | Gerência, diretoria |
| Atendimento do almoxarifado | Materiais | Mensal | PCM, suprimentos |
Quais KPIs escolher conforme a maturidade da equipe
Escolher KPI é escolher onde a equipe vai prestar atenção. Algumas combinações que funcionam:
- Equipe que está saindo da planilha e do papel: backlog, percentual de corretiva emergencial e MTBF dos dez equipamentos mais críticos. Só. O desafio nessa fase é fazer a OS ser registrada direito; indicador sofisticado em cima de dado ruim atrapalha.
- PCM funcionando, programação semanal rodando: acrescente aderência à programação, cumprimento da preventiva e MTTR decomposto. É aqui que a disciplina vira número.
- Rotina estável: entram custo por unidade produzida, retrabalho, atendimento do almoxarifado e OEE na linha gargalo. A pergunta deixa de ser “estamos fazendo o plano?” e passa a ser “o plano está certo?”.
Repare que indicadores de processo (aderência, cumprimento, backlog) aparecem antes dos de resultado. Eles reagem em semanas, enquanto MTBF e custo levam meses para mostrar efeito. Gestão só com indicador de resultado vive descobrindo os problemas tarde demais.
Três regras para qualquer KPI
- Cada KPI tem uma ficha: fórmula, fonte do dado, critério de inclusão e exclusão, frequência e dono. Sem dono, ninguém age quando o número piora.
- Cada KPI tem meta e tendência. Um número isolado não diz nada; doze meses com uma linha de meta dizem muito.
- Cada KPI pode ser aberto até a OS. Se alguém pergunta “de onde veio esse MTBF?” e ninguém consegue mostrar, o indicador perde credibilidade na primeira reunião.
A terceira regra é a mais difícil de cumprir em planilha. Num CMMS como o Sismetro, MTBF, MTTR, disponibilidade e confiabilidade são calculados em tempo real a partir das ordens de serviço, o que facilita sair do número e chegar à OS que o gerou. A forma de apresentar os indicadores é assunto do artigo sobre dashboard de manutenção.
Próximo passo: liste os indicadores que sua equipe calcula hoje, marque ao lado de cada um quem tomou alguma decisão com base nele nos últimos três meses e corte os que ficaram sem marca. Com o que sobrar, escreva a ficha de cada um antes de acrescentar qualquer KPI novo.
Perguntas frequentes
Quantos KPIs de manutenção devo acompanhar?
Poucos. Para a gerência, cinco a sete indicadores bem medidos dizem mais do que vinte. Os demais podem existir em nível de supervisor ou ser calculados só quando houver uma pergunta específica.
Qual é o KPI de manutenção mais importante?
Depende do problema da planta. Se a produção para muito, MTBF e disponibilidade dos críticos. Se a equipe vive apagando incêndio, aderência à programação e percentual de corretiva emergencial. Se a pressão é de orçamento, custo por unidade produzida.
Qual a diferença entre indicador de resultado e indicador de processo?
Indicadores de resultado, como disponibilidade e custo, mostram o efeito final e mudam devagar. Indicadores de processo, como aderência à programação e cumprimento da preventiva, mostram se a rotina está sendo seguida e reagem em semanas. Usar só os de resultado deixa a gestão sempre atrasada.
Com que frequência revisar os KPIs?
Indicadores de processo, como backlog e aderência, semanalmente. Indicadores de equipamento e custo, mensalmente, olhando tendência de 12 meses. A lista de KPIs em si merece revisão anual, retirando o que ninguém usa.
