Plano de manutenção predial em planilha, do SPDA ao elevador

O plano de manutenção predial em planilha é um modelo em Excel em que você cadastra os sistemas de uma edificação (elétrica, hidráulica, SPDA, combate a incêndio, elevadores, cobertura, fachada, ar-condicionado), define as atividades de manutenção de cada um com periodicidade e responsável, e acompanha por fórmula a próxima data e o que está vencido. Uma aba de registro guarda cada execução, que é o que prova que o plano foi cumprido.

Serve para prédios administrativos de indústrias, centros de distribuição, escolas, condomínios empresariais e hospitais, em qualquer lugar onde a manutenção do prédio ainda vive de chamados de emergência: a goteira que aparece na primeira chuva forte, o elevador parado, o extintor vencido descoberto na vistoria.

A referência normativa

A ABNT NBR 5674 estabelece requisitos para o sistema de gestão da manutenção de edificações: planejamento, registros, responsabilidades e acompanhamento. A planilha segue essa lógica de gestão, mas não define periodicidades normativas. As frequências de cada atividade devem vir dos manuais do construtor e dos fabricantes, das normas específicas de cada sistema e da orientação do responsável técnico. Para o ar-condicionado, o plano próprio é o PMOC, e o Guia Sismetro tem uma planilha PMOC dedicada.

O que tem em cada aba

Como montar o plano de manutenção predial

1. Levante os sistemas andando pelo prédio. Comece pelo que tem risco à segurança (incêndio, SPDA, elétrica, elevadores) e pelo que mais gera chamado (cobertura, hidráulica).
2. Junte os manuais. Manual de uso e manutenção da edificação, quando existe, manuais dos fabricantes de elevadores, bombas e geradores, e contratos dos terceiros. É deles que saem as atividades e as periodicidades.
3. Defina responsável próprio ou terceiro. Elevadores, extintores e sistemas de incêndio costumam ter empresas contratadas. Mesmo assim, a atividade entra no plano: o prédio é seu e a cobrança também. O texto sobre gestão de terceiros na manutenção ajuda a organizar essa relação.
4. Informe a última execução conhecida só na primeira vez. A próxima data e o status aparecem por fórmula.
5. Depois, registre toda execução na aba de registro, inclusive as dos terceiros, com o número da OS, do laudo ou da ART. A última data e a próxima do Plano se atualizam sozinhas.

As fórmulas explicadas, com exemplo

Última execução

A planilha considera a mais recente entre a data informada no Plano (usada só na primeira vez) e a última data lançada no Registro de execução para aquela atividade, buscada com MÁXIMOSES (MAXIFS). Depois de montado o plano, você só lança execuções; a última data se atualiza sozinha.

Próxima data

Para periodicidades semanal e quinzenal, a planilha soma 7 ou 14 dias. Para as demais, converte em meses (mensal = 1, trimestral = 3, semestral = 6, anual = 12, bienal = 24) e usa =DATAM(última; meses) (EDATE), que soma meses de calendário. Exemplo: limpeza e desinfecção do reservatório de água, semestral no exemplo, feita em 15/04/2026. A próxima é 15/10/2026.

Status

A coluna compara a próxima data com HOJE() (TODAY) usando SE (IF). Vence em breve é quando faltam até 20% do intervalo, com no máximo 30 dias. Com hoje em 20/10/2026, a limpeza do reservatório está Vencida há 5 dias. O teste mensal da iluminação de emergência, feito em 25/09/2026, vence em 25/10/2026: faltam 5 dias, dentro dos 20% de um intervalo de cerca de 30 dias, e ele aparece como Vence em breve. Uma inspeção anual de cobertura feita em 10/02/2026 está Em dia até 10/02/2027. Atividade sem nenhuma data aparece como Sem registro, para não passar por cumprida.

Por que uma linha por atividade

O mesmo item pode ter atividades com frequências diferentes: o gerador tem partida semanal em vazio e preventiva semestral com filtros, óleo e baterias. Com uma linha por atividade, cada uma tem sua próxima data e seu status, e a aba Sistemas mostra a pior situação de cada item. É a mesma lógica de um cronograma de manutenção preventiva industrial.

Erros comuns na manutenção predial

• Plano só com o que é obrigatório. Extintor e elevador entram porque a fiscalização cobra; calha e impermeabilização ficam de fora até a infiltração estragar o forro e o arquivo.
• Terceiro sem registro. A empresa de elevadores vem todo mês, mas ninguém guarda o relatório. Na hora de discutir uma falha recorrente, não há histórico.
• Periodicidade inventada. Copiar frequências de outro prédio, sem olhar manual nem norma do sistema, deixa a manutenção curta demais em alguns itens e cara demais em outros.
• Ar-condicionado misturado no plano geral. O PMOC tem exigências próprias, inclusive de responsável técnico. Mantenha o plano específico, como explica o texto PMOC: o que é e quem precisa.
• Executado e não lançado. O serviço foi feito, mas a última execução não foi atualizada. A planilha mostra vencido, alguém refaz o serviço, e a confiança no plano acaba.

Quando a planilha deixa de dar conta

Para um prédio, com um responsável e poucos terceiros, a planilha resolve. Ela começa a falhar com vários prédios ou unidades, quando os chamados dos usuários precisam entrar no mesmo controle e quando a auditoria ou o seguro pedem evidência de cada execução, com foto e data. A organização dos registros está em evidências para auditoria.

Monte o plano do prédio principal nesta planilha e use por um trimestre. Se o volume de chamados e de terceiros começar a escapar, teste o Sismetro grátis com uma edificação e compare. O verbete plano de manutenção resume os elementos que todo plano precisa ter.