Planilha PMOC: cronograma anual e registro de execução para comprovar

A planilha PMOC é um modelo em Excel para organizar o Plano de Manutenção, Operação e Controle dos sistemas de ar-condicionado de uma edificação: identificação do imóvel e do responsável técnico, lista de equipamentos, atividades com periodicidade, cronograma anual e registro do que foi executado. Ela ajuda a montar e a controlar o plano, mas não substitui o responsável técnico habilitado nem a ART.

PMOC é obrigatório? O que diz a legislação

A Lei 13.589/2018 tornou obrigatório o PMOC nos edifícios de uso público e coletivo que têm ambientes climatizados artificialmente. A referência técnica continua sendo a Portaria MS 3.523/1998, do Ministério da Saúde, que trata das medidas de limpeza, manutenção e controle desses sistemas e da exigência de um responsável técnico. Escritórios, hospitais, escolas, hotéis e centros comerciais entram nessa lista. Em muitas indústrias, prédios administrativos, refeitórios e salas de controle climatizados também entram; confirme o enquadramento de cada ambiente com o responsável técnico.

O PMOC precisa ter um responsável técnico: profissional legalmente habilitado, que elabora o plano, acompanha a execução e responde por ele, com ART (ou o documento equivalente do conselho profissional dele). A planilha não muda isso. Ela é a ferramenta de controle que o responsável técnico e a equipe de manutenção usam no dia a dia. Para entender em detalhe quem precisa do plano e o que ele deve conter, veja o guia PMOC: o que é, quem precisa e como fazer o plano.

O que tem em cada aba

• Comece aqui: resumo da Lei 13.589/2018 e da Portaria MS 3.523/1998, o lembrete de que a planilha não substitui o responsável técnico nem a ART, o passo a passo e a legenda de cores.
• Identificação: dados da edificação, do proprietário, do responsável técnico e o número da ART.
• Equipamentos: TAG, tipo (split, cassete, piso-teto, fan coil, self contained e outros), capacidade em BTU/h, ambiente atendido e área.
• Plano de atividades: cada atividade com periodicidade mensal, trimestral, semestral ou anual.
• Cronograma anual: os 12 meses do ano com as atividades previstas em cada um.
• Registro de execução: o que foi feito, em qual equipamento, quando e por quem.
• Planilha x Sismetro: comparação para quando o PMOC cresce além de um prédio.

Como montar o PMOC na planilha, passo a passo

1. Preencha a aba Identificação com os dados da edificação e do responsável técnico, incluindo o número da ART.
2. Faça o levantamento em campo de todos os equipamentos, sala por sala, com TAG, tipo, capacidade e ambiente. Cole a etiqueta com a TAG no equipamento, não só na planilha.
3. Com o responsável técnico, defina as atividades de cada tipo de equipamento e a periodicidade de cada uma, com base no manual do fabricante, na Portaria 3.523/1998 e nas condições reais do ambiente (poeira, ocupação, horas de uso).
4. Confira o cronograma anual e veja se algum mês ficou carregado demais para a equipe ou para a empresa contratada.
5. A cada execução, lance uma linha no registro com data, executante e o que foi encontrado. É esse registro que mostra, numa fiscalização, que o plano saiu do papel.

As periodicidades que vêm preenchidas no modelo servem só para mostrar como a planilha funciona. Quem define a periodicidade de cada atividade no seu PMOC é o responsável técnico.

Contas que ajudam a dimensionar o plano

Capacidade instalada em BTU/h e TR

Some a capacidade de todos os equipamentos da aba Equipamentos. Para converter, 1 TR (tonelada de refrigeração) equivale a 12.000 BTU/h. Exemplo: um prédio administrativo com 14 splits de 12.000 BTU/h, 6 de 18.000 BTU/h e 2 cassetes de 60.000 BTU/h soma 168.000 + 108.000 + 120.000 = 396.000 BTU/h, ou 33 TR. Esse total dá a escala do plano e ajuda na conversa com o responsável técnico e com a empresa que vai executar.

Como a periodicidade vira cronograma

Mensal é a cada 1 mês, trimestral a cada 3, semestral a cada 6 e anual a cada 12. A atividade cai num mês quando a distância entre esse mês e o mês de início é múltiplo da periodicidade. Uma atividade trimestral que começa em fevereiro aparece em fevereiro, maio, agosto e novembro. Uma semestral que começa em março aparece em março e setembro.

Quanto trabalho o plano gera

Multiplique o número de equipamentos pelo tempo de cada atividade. Se uma atividade mensal leva 40 minutos por split e há 20 splits, são 800 minutos, pouco mais de 13 horas por mês só nela. Nos meses em que atividades trimestrais, semestrais e anuais coincidem, a carga sobe bastante. Olhar o cronograma anual com antecedência evita descobrir isso na véspera, com metade da equipe na parada de outra área.

Erros comuns no PMOC

• PMOC de gaveta. O plano é feito para a fiscalização, assinado e arquivado, e depois não existe nenhum registro de execução. Sem registro, não há como mostrar que o plano é cumprido.
• Plano genérico. Lista de atividades copiada de outro prédio, com equipamentos que não existem e sem os que existem.
• Inventário desatualizado. O split instalado na sala nova ou trocado na reforma não entrou na lista, e a sala do servidor ficou fora do plano.
• Responsável técnico distante. Assina o plano e nunca vê os registros nem os problemas encontrados na execução.
• Execução sem evidência. "Limpeza feita", sem data, sem nome e sem o que foi encontrado. Veja o que costuma ser pedido em evidências para auditoria.

Cada linha do registro de execução alimenta o histórico de manutenção do equipamento. Quando um split dá problema repetido, é esse histórico que mostra se a limpeza estava em dia ou se o defeito é outro. A lógica de distribuir atividades no ano é a mesma de qualquer cronograma de manutenção preventiva.

Quando a planilha deixa de dar conta

Com um prédio e algumas dezenas de equipamentos, a planilha resolve. Com várias edificações, empresa terceirizada executando e fiscalização pedindo o registro de um equipamento específico, ela vira um arquivo que só uma pessoa entende. Nesse ponto, identificar cada aparelho com QR Code e registrar a execução no celular muda o controle.

Se o termo ainda gera dúvida na equipe, o verbete PMOC no glossário resume o conceito em poucas linhas.