Manutenção de prédios públicos: cada solicitação com prazo, cada prédio com o seu custo

O controle de manutenção de prédios públicos é o registro único das solicitações e das preventivas de todos os prédios do município, com prazo, situação e custo de cada uma. Esta planilha de Excel, que também abre no Google Planilhas, calcula o prazo pela prioridade, marca o que atrasou, mostra as preventivas que estão vencendo e soma o custo por prédio e por secretaria.

Numa prefeitura, a equipe de manutenção atende ao mesmo tempo escolas, unidades de saúde, o paço, creches, ginásios e o CRAS, cada um com uma secretaria diferente cobrando. Sem um registro único, quem grita mais é atendido primeiro, a preventiva fica para depois e, no fim do ano, ninguém sabe dizer quanto cada prédio custou.

Solicitação e preventiva: os dois lados da manutenção

A solicitação é o que quebrou ou atrapalha o uso: goteira, disjuntor desarmando, vaso sanitário quebrado, vidro trincado. A preventiva é o que se faz antes, com data marcada: limpeza do reservatório, limpeza de calhas antes das chuvas, reaperto de quadros, inspeção de extintores, filtros do ar-condicionado. A NBR 5674 organiza a manutenção de edificações exatamente nesses termos, com um programa de atividades periódicas e o registro do que foi feito.

O modelo separa as duas coisas em abas diferentes, mas junta o resultado na aba Prédios. Um prédio com preventiva atrasada aparece como Com atraso mesmo que não tenha nenhuma solicitação aberta, porque é ali que a próxima goteira vai aparecer.

Como preencher a planilha

1. Cadastre os prédios. Código curto, nome, secretaria, bairro, área e o fiscal ou responsável pela manutenção daquele prédio.
2. Registre cada solicitação. Número, data, prédio, sistema, descrição e prioridade. Emergencial é o que oferece risco às pessoas ou impede o funcionamento; urgente é o que atrapalha o uso; programável pode entrar na próxima rodada.
3. Indique o executor. Equipe própria ou empresa contratada. Isso ajuda a ver se o contrato está cumprindo os prazos.
4. Monte as preventivas. Para cada prédio, as atividades periódicas com a última execução. A próxima data aparece sozinha.
5. Feche com data e custo. Sem a data de conclusão, a solicitação continua aberta; sem o custo, o relatório da secretaria fica incompleto.

O que o painel responde

• Quantas solicitações estão atrasadas e em quais prédios.
• Qual sistema mais gera pedido. Se a hidráulica lidera, o problema pode estar na falta de preventiva, não na equipe.
• Quanto cada secretaria gastou. É o número que o secretário pede para a prestação de contas e para o orçamento do ano seguinte. Para planejar esse orçamento, use a planilha de orçamento de manutenção.

Erros comuns na manutenção de prédios públicos

O primeiro é aceitar pedido por qualquer canal. Ofício, telefonema e mensagem ao encarregado não deixam rastro, e o pedido some. O segundo é registrar a solicitação sem o prédio certo, o que torna impossível saber qual unidade custa mais. O terceiro é não separar a manutenção da obra: reforma de cobertura com licitação própria não é solicitação de manutenção e distorce o tempo médio. O quarto é tratar a escola só quando ela reclama; a vistoria periódica antes da volta às aulas evita boa parte das urgências, e o checklist de vistoria de escolas ajuda nisso.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha funciona enquanto uma pessoa recebe os pedidos e alimenta o arquivo. Com dezenas de prédios, várias secretarias e empresas contratadas, o arquivo vira gargalo e as cópias se multiplicam. No Sismetro, o diretor da unidade abre a solicitação pelo celular ou pela plaqueta do prédio, a central de serviços define rota, prazo e responsável, a SS aparece no mapa e o técnico fecha a OS no celular com foto e assinatura, o que guarda o registro e a evidência de cada serviço. Para o programa de preventivas, veja também a planilha de plano de manutenção predial.

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