Relatório de visita técnica: o que foi feito, o que ficou pendente e quanto custou

O relatório de visita técnica é o documento que registra o que o técnico fez no cliente: data, equipamento atendido, serviço executado, peças usadas, pendências, tempo gasto e quem recebeu o serviço. Este modelo em Excel, que também abre no Google Planilhas, junta os relatórios de todas as visitas num lugar só, soma os materiais e calcula o valor de cada visita pela tabela do cliente.

Para a empresa de manutenção, o relatório é ao mesmo tempo prova do serviço e base da fatura. Sem ele, a conversa com o cliente vira opinião: o técnico diz que trocou a peça, o cliente diz que o problema voltou, e ninguém tem o registro. Com ele, a cobrança do mês sai do histórico, e não da memória.

O que um relatório de visita técnica deve ter

• Identificação. Número do relatório, data, cliente, local e técnico.
• Equipamento atendido. Nome e TAG ou número de série. Sem isso, não dá para montar o histórico de cada equipamento do cliente.
• Tipo de atendimento. Preventiva, corretiva, instalação ou vistoria para orçamento.
• Serviço executado. O que foi feito, em frases curtas e concretas: trocou, ajustou, mediu, limpou.
• Pendência. O que ficou para depois e por quê: peça a comprar, orçamento a aprovar, parada a programar.
• Materiais, horas e quilômetros. A base para cobrar ou para medir o custo do contrato.
• Aceite do cliente. Nome de quem recebeu o serviço, e assinatura quando possível.

Como escrever o serviço executado

Compare duas versões do mesmo atendimento. A fraca: verificado o compressor, ok. A boa: corrente medida em 8,2 A com placa de 9 A, capacitor de partida trocado por um de 35 µF, câmara voltou a -18 °C em 40 minutos. A segunda diz o que foi medido, o que foi trocado e qual foi o resultado. Ela evita a contestação, ajuda o próximo técnico e mostra ao cliente o valor do serviço. Vale o mesmo para a pendência: escreva o que falta, o motivo e quem precisa agir, o cliente ou a sua empresa.

Como usar a planilha

1. Cadastre os clientes com os valores. Valor da hora técnica e do quilômetro de cada um. Clientes de contrato mensal também entram, para você saber quanto cada visita custaria avulsa.
2. Lance o relatório no mesmo dia. Quanto mais tempo passa, menos detalhe o técnico lembra. Um relatório por visita, mesmo quando são dois equipamentos no mesmo cliente.
3. Registre os materiais pelo número do relatório. O total vai sozinho para o valor da visita.
4. Feche as pendências. Quando a pendência for resolvida, preencha a data. A situação passa de Pendência aberta para Concluída.

Erros comuns

O primeiro é o relatório genérico, do tipo manutenção realizada. Ele não prova nada e não ajuda o próximo técnico que for ao cliente. O segundo é não registrar o aceite: a visita sem nome de quem recebeu é a primeira a ser contestada na fatura. O terceiro é deixar a pendência só na cabeça do técnico, e o cliente ligar dias depois perguntando quando vão voltar. O quarto é esquecer o deslocamento, que em muitos contratos pesa tanto quanto as horas no cliente.

Para medir a produtividade da equipe, use também a planilha de apontamento de horas de técnicos e o controle de deslocamento de equipe.

Quando a planilha deixa de dar conta

Com poucos técnicos, a planilha resolve. Quando a equipe cresce, o relatório volta para o papel, chega ao escritório dias depois e a fatura atrasa. No Sismetro, o técnico faz a OS no celular com foto, peça, assinatura do cliente e tempo, e o app funciona sem sinal em casa de máquinas e subsolos. Os chamados chegam pela central de serviços com rota, prazo e responsável, e cada cliente tem o histórico dos seus equipamentos. Veja a página para empresas de manutenção e prestadores de serviço.