Cálculo de preço de contrato de manutenção: do escopo ao preço mensal, conta por conta

O cálculo de preço de contrato de manutenção é a conta que transforma o escopo, ou seja, os equipamentos que você vai manter e com que frequência, num preço mensal que paga a equipe, os materiais, os deslocamentos, os impostos e ainda deixa margem. Esta planilha de Excel, que também abre no Google Planilhas, faz essa conta em três abas: escopo, mão de obra e premissas.

Muita empresa pequena de manutenção precifica pelo preço do concorrente ou pelo que o cliente diz que paga hoje. O problema aparece meses depois: as preventivas tomam mais horas do que o previsto, as corretivas não param e o contrato que parecia bom passa a dar prejuízo. Calcular de baixo para cima evita isso.

Como calcular o preço de um contrato de manutenção

1. Levante o escopo. Liste cada equipamento ou sistema, a quantidade e a frequência da preventiva. Faça a visita técnica antes da proposta: é nela que você descobre o gerador sem manual e os splits instalados em altura.
2. Estime as horas-homem. Para cada item, quantas horas de técnico cada equipamento consome por visita. Multiplique pela quantidade e pelo número de visitas no ano e divida por 12.
3. Calcule o custo da hora. Salário mais encargos e provisões, mais benefícios, dividido pelas horas produtivas do mês. Horas produtivas são as que o técnico de fato trabalha em cliente, descontados deslocamento, treinamento e tempo parado.
4. Some a reserva de corretivas. Um percentual sobre a mão de obra preventiva, tirado do histórico de contratos parecidos.
5. Some materiais e deslocamentos. Material de consumo de cada visita, como filtros, correias e produtos de limpeza, e o custo de cada ida ao cliente.
6. Aplique despesas, impostos e margem sobre o preço. O custo direto é dividido por um menos a soma dos percentuais. Esse é o fator de venda.

Por que dividir e não multiplicar

Imposto e margem incidem sobre o preço, não sobre o custo. Se o custo é 100 e você soma 37% por cima, o preço fica 137, mas 37% de 137 são 50,69, e sobra menos do que o planejado. Dividindo 100 por 0,63, o preço fica 158,73, e os 37% ficam certos. É o que o fator de venda da aba Premissas faz.

Erros comuns

• Contar 220 horas por mês. A jornada não é toda produtiva. Use as horas que o técnico passa em cliente, que costumam ficar bem abaixo disso.
• Corretiva sem limite. Se o contrato cobre corretiva ilimitada, a reserva precisa ser maior, ou o contrato precisa de uma franquia de horas e cobrança do excedente.
• Peças dentro do preço. Material de consumo cabe na mensalidade; peças de reposição, como compressor ou motor, costumam ser cobradas à parte. Deixe isso escrito na proposta.
• Imposto errado. A alíquota depende do regime da empresa e do serviço. Confirme com a sua contabilidade.
• Nunca conferir depois. O preço é uma estimativa. Compare as horas reais com as orçadas a cada mês, usando o apontamento de horas de técnicos.

Depois de fechar o contrato

O preço só se sustenta se o SLA for cumprido e se as horas reais ficarem perto das orçadas. Para acompanhar prazos e descontos, use o controle de contratos e SLA. Na renovação, esses números são o argumento para o reajuste.

Quando a planilha deixa de dar conta

Para orçar, a planilha resolve. O difícil é saber, contrato por contrato, quanto foi gasto de fato. No Sismetro, cada OS registra o tempo no celular, as peças saem do estoque com custo por equipamento e o previsto x realizado mostra se o contrato está dando o resultado orçado. Veja a página para empresas de manutenção e prestadores de serviço.