O orçamento de manutenção anual é a previsão de quanto a manutenção vai gastar no ano, dividida em blocos que se calculam de forma diferente: mão de obra, materiais da preventiva, corretiva, paradas programadas, contratos de terceiros e uma reserva de contingência. A preventiva e as paradas saem do plano; a corretiva sai do histórico.
O jeito mais comum de orçar ainda é pegar o realizado do ano anterior, somar a inflação e torcer. Funciona até o ano em que a diretoria pede 10% de redução e ninguém consegue dizer de onde tirar, porque o número nunca foi construído, só repetido. O método abaixo dá mais trabalho na primeira vez e muito menos nas seguintes.
Histórico ou base zero: qual usar?
Os dois, cada um no seu bloco. O que você vai fazer de forma planejada (preventivas, inspeções, paradas, contratos) dá para calcular de baixo para cima: tarefa, frequência, horas e material. Isso é base zero. O que vai quebrar não dá para listar, então a manutenção corretiva vem do histórico, ajustada por tendência e preço.
Misturar os dois num único número com reajuste é o erro clássico. Ele esconde, por exemplo, que a preventiva cresceu porque entraram três equipamentos novos e que a corretiva caiu porque o pior redutor da planta foi trocado. Separado, cada bloco conta sua história.
Como montar o orçamento de manutenção passo a passo
Vamos usar uma planta hipotética de bebidas com três linhas de envase. Todos os valores são exemplos.
1. Mão de obra própria
Parta do quadro, não da folha do ano passado. São 14 técnicos, com custo anual por pessoa de R$ 132.000 já com encargos e benefícios (confirme o fator de encargos com o RH, ele muda bastante entre empresas). Total: 14 × R$ 132.000 = R$ 1.848.000. Hora extra prevista entra aqui também, mas com valor explícito, para que se possa cobrar a sua redução.
2. Materiais da preventiva
Esse bloco sai direto do plano mestre de manutenção. Some as OS preventivas previstas no ano e o kit de material de cada uma. No exemplo, 640 OS com kit médio de R$ 410 dão 640 × R$ 410 = R$ 262.400. Se o plano estiver num sistema, essa conta é uma consulta; se estiver na cabeça do supervisor, é um chute educado.
3. Materiais e serviços da corretiva
Use os últimos três anos, com mais peso nos mais recentes. Realizado de R$ 610.000, R$ 655.000 e R$ 702.000, com pesos 1, 2 e 3:
(610.000 × 1 + 655.000 × 2 + 702.000 × 3) ÷ 6 = (610.000 + 1.310.000 + 2.106.000) ÷ 6 = 4.026.000 ÷ 6 = R$ 671.000
Aplicando um reajuste de preços estimado em 6%: 671.000 × 1,06 = R$ 711.260. Antes de aceitar o número, olhe o que mudou: equipamento crítico reformado reduz a corretiva; ativo envelhecido ou linha com mais turnos aumenta. Ajuste com justificativa escrita.
4. Paradas programadas
Cada parada tem seu próprio orçamento, montado a partir da lista de serviços, com materiais, terceiros, andaimes, guindaste e horas extras. No exemplo, a parada anual de julho soma R$ 380.000. Em usinas, essa lógica vira o orçamento de entressafra, que costuma ser o maior bloco do ano.
5. Contratos de terceiros
Liste os contratos vigentes e os que vão renovar: refrigeração, compressores, calibração externa, limpeza técnica, manutenção de empilhadeiras. No exemplo, R$ 420.000. Contrato com reajuste por índice deve ter o índice projetado, não o valor atual.
6. Contingência
Somando os cinco blocos: 1.848.000 + 262.400 + 711.260 + 380.000 + 420.000 = R$ 3.621.660. Uma contingência de 5% sobre esse valor dá R$ 181.083, e o orçamento fecha em R$ 3.802.743. O percentual é do exemplo; o seu deve vir da variação histórica da corretiva e do estado dos ativos críticos. Combine com a controladoria quem pode liberar a contingência e para quê.
| Bloco | Como se calcula | Valor (exemplo) |
|---|---|---|
| Mão de obra própria | Quadro × custo anual por pessoa | R$ 1.848.000 |
| Materiais da preventiva | OS do plano × kit | R$ 262.400 |
| Corretiva | Histórico ponderado × reajuste | R$ 711.260 |
| Parada programada | Lista de serviços da parada | R$ 380.000 |
| Contratos de terceiros | Contratos vigentes + reajuste | R$ 420.000 |
| Contingência (5%) | Percentual sobre os blocos | R$ 181.083 |
| Total | R$ 3.802.743 |
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E os projetos de melhoria e as reformas grandes?
Ficam fora desse número, numa lista própria. Troca de um compressor de amônia, reforma geral de uma enchedora, adequação de máquinas à NR-12: cada item com justificativa, custo estimado e retorno esperado. Parte disso pode ser classificada como investimento, e quem decide é a contabilidade com base nas regras que a empresa segue. O artigo sobre CAPEX e OPEX na manutenção explica os critérios mais usados e por que essa conversa precisa acontecer antes do orçamento, não depois.
Misturar projeto com custeio tem um efeito ruim: se a reforma da enchedora atrasa, o orçamento de manutenção “sobra” e parece que a equipe economizou. Ninguém economizou nada.
Como distribuir o orçamento pelos meses?
Dividir o total por doze é a forma mais rápida de criar desvios que não significam nada. Mensalize cada bloco pelo seu comportamento:
- Mão de obra: mensal, com atenção a dissídio, férias e 13º.
- Preventiva: segue o cronograma do plano; meses com mais inspeções anuais pesam mais.
- Corretiva: pelo perfil histórico. Se a planta vende mais no verão e roda em três turnos, a corretiva acompanha.
- Parada: no mês da parada, com uma parte antes para compras antecipadas.
- Contratos: pelo calendário de pagamento.
Como controlar o orçamento durante o ano?
Feche o realizado por bloco todo mês e explique cada desvio relevante. Um exemplo: o orçado mensal de corretiva é 711.260 ÷ 12 = R$ 59.272 (arredondado). Em março, o realizado foi R$ 92.000, um desvio de R$ 32.728. A explicação útil não é “mês atípico”; é “falha do redutor da linha 2, OS tal, R$ 27.500 em peças e serviço de usinagem, causa em análise”. Isso só existe se o custo estiver ligado à ordem de serviço e ao ativo, e se o centro de custo de cada equipamento estiver certo.
Num CMMS como o Sismetro, o material baixado do estoque já fica vinculado à OS e ao equipamento, então o fechamento do mês vira conferência, não garimpo de requisições.
Para conversar com a diretoria, acompanhe também um indicador relativo. Se o faturamento previsto é de R$ 190 milhões, o orçamento do exemplo representa cerca de 2,0% dele. Compare esse número com a própria história da planta, não com percentuais genéricos de outros setores; o artigo sobre custo de manutenção sobre faturamento mostra os cuidados dessa comparação.
Erros que derrubam o orçamento no meio do ano
- Não orçar os equipamentos novos. A linha que entra em operação em agosto precisa de preventiva, peças de reposição e, às vezes, contrato de assistência.
- Esquecer o fim da garantia. Equipamento que saiu da garantia passa a custar para a manutenção do dia para a noite.
- Esconder a corretiva num número otimista. Orçar corretiva abaixo do histórico sem nenhuma ação que justifique só garante desvio.
- Ignorar o câmbio. Peças importadas e contratos atrelados a moeda estrangeira devem ter premissa de câmbio declarada.
- Não registrar premissas. Em outubro, ninguém lembra por que a corretiva foi orçada daquele jeito. Escreva.
Checklist antes de enviar o orçamento
- Cada bloco tem memória de cálculo que outra pessoa consegue refazer?
- A preventiva saiu do plano do ano, com os equipamentos novos incluídos?
- A corretiva tem justificativa para qualquer variação em relação ao histórico?
- Projetos e reformas estão separados, com classificação combinada com a contabilidade?
- O orçamento está mensalizado pelo comportamento de cada bloco?
- As premissas de reajuste, câmbio e quadro de pessoal estão escritas?
Próximo passo: antes de abrir a planilha do orçamento, exporte o realizado dos últimos três anos separado por tipo de manutenção. Se a separação entre preventiva e corretiva não existir no histórico, comece a registrá-la já, para que o orçamento do ano seguinte seja construído com dado e não com memória. Para a parada programada, monte a lista de serviços pelo menos um trimestre antes.
Perguntas frequentes
Orçamento de manutenção deve ser feito pelo histórico ou do zero?
O melhor resultado costuma vir da mistura. Preventiva, paradas e contratos saem do plano do ano (base zero), porque você sabe o que vai fazer. Corretiva sai do histórico ajustado, porque é estatística. Repetir o realizado do ano anterior com reajuste perpetua desperdícios.
Quanto de contingência colocar no orçamento de manutenção?
Não há percentual universal. Defina com base na variação histórica da corretiva da sua planta e na idade dos ativos críticos, e combine com a controladoria quem autoriza o uso. Contingência que vira verba livre perde a função.
Projetos de melhoria entram no orçamento de manutenção?
Devem ficar numa lista separada, com justificativa própria e, quando for o caso, classificados como investimento junto com a contabilidade. Misturar projeto com custeio esconde se a manutenção do dia a dia está dentro do previsto.
Como controlar o orçamento de manutenção durante o ano?
Feche o realizado por bloco todo mês, compare com o orçado mensalizado e explique cada desvio relevante com o ativo e a OS que o causaram. Sem custo vinculado à ordem de serviço, a explicação vira suposição.
