Para comparar CMMS de forma objetiva, defina os critérios e os pesos antes de ver qualquer demonstração, aplique o mesmo roteiro de teste a todos os fornecedores e dê nota só com base em evidência: o que foi mostrado no sistema com os seus dados ou testado pela sua equipe. Uma planilha simples, com nota ponderada, evita que a decisão seja tomada pela melhor apresentação comercial.
Quem já participou de uma escolha de CMMS sabe como isso costuma acontecer: três demonstrações em uma semana, cada uma com um roteiro diferente, todos os sistemas “fazem tudo”, e no fim a escolha vai para quem apresentou melhor ou para o mais barato. Seis meses depois, a equipe descobre que o app não funciona no subsolo ou que a integração com o ERP é um projeto à parte.
Passo 1: monte os grupos de critérios
Use grupos, e não uma lista de 120 funções. Funções básicas todos os sistemas têm; o que diferencia é como funcionam. Sugestão de sete grupos:
- Execução em campo: app Android e iOS, funcionamento sem sinal, leitura de QR Code, foto e assinatura na OS, facilidade de uso com luva e tela pequena.
- Rotina de PCM: planos por tempo e por medidor, geração automática de OS, programação semanal, backlog, histórico por ativo, árvore até componente.
- Estoque e custos: peças vinculadas à OS, mínimo e máximo, custo por ativo e por centro de custo.
- Integração: integração com o seu ERP (nativa ou projeto), API documentada, exportação para BI.
- Estrutura: várias plantas e CNPJs, permissões por unidade, consolidação de indicadores.
- Indicadores e evidência: MTBF, MTTR, disponibilidade, aderência, registros para auditoria.
- Fornecedor e custo: suporte em português no horário da operação, referências no seu setor, custo total em três anos, condições de saída.
Os critérios estão detalhados no guia sobre como escolher um software de manutenção.
Passo 2: defina os pesos antes das demonstrações
O peso reflete a sua realidade. Uma usina com subsolos e unidades remotas dá peso alto para execução em campo; um grupo com seis CNPJs dá peso alto para estrutura; uma planta única que já tem PCM maduro pode dar mais peso a indicadores. Use uma escala de 1 a 3 (1 = desejável, 2 = importante, 3 = crítico) e registre o motivo de cada peso.
Uma regra útil: se um critério é eliminatório (por exemplo, “precisa funcionar offline” ou “precisa integrar com o ERP X”), trate como filtro, e não como peso. Quem não atende sai da lista antes da pontuação.
Passo 3: use uma escala de notas com evidência
| Nota | Significado | Evidência exigida |
|---|---|---|
| 0 | Não atende | Fornecedor confirmou que não tem |
| 1 | Atende com adaptação ou desenvolvimento | Proposta de customização com custo e prazo |
| 2 | Atende, mas com limitação relevante | Mostrado no sistema, com limitação anotada |
| 3 | Atende bem | Mostrado no sistema com seus dados |
| 4 | Atende bem e foi testado pela equipe | Teste de campo com técnicos da casa |
A nota 4 só existe depois do teste em campo. Isso força a avaliação a sair da sala de reunião.
Exemplo de planilha de avaliação preenchida
Exemplo hipotético de uma indústria de alimentos com duas plantas, ERP nacional e câmaras frias sem sinal, comparando três fornecedores fictícios:
| Grupo de critérios | Peso | Sistema A | Sistema B | Sistema C |
|---|---|---|---|---|
| Execução em campo | 3 | 4 | 2 | 3 |
| Rotina de PCM | 3 | 3 | 4 | 3 |
| Estoque e custos | 2 | 3 | 3 | 2 |
| Integração com ERP | 3 | 3 | 1 | 2 |
| Estrutura (2 plantas) | 2 | 3 | 3 | 2 |
| Indicadores e evidência | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Fornecedor e custo | 2 | 3 | 3 | 4 |
| Nota ponderada | 3,18 | 2,65 | 2,71 |
A nota ponderada é a soma de (peso × nota) dividida pela soma dos pesos. Para o Sistema A: (3×4 + 3×3 + 2×3 + 3×3 + 2×3 + 2×3 + 2×3) ÷ 17 = 54 ÷ 17 = 3,18. O Sistema B tinha a melhor rotina de PCM, mas perdeu em campo e na integração, que eram críticos para essa empresa. Em outra empresa, com pesos diferentes, o resultado poderia se inverter.
Para montar no Excel ou no Google Planilhas, crie uma coluna de peso, uma coluna de nota por fornecedor e uma linha final com a fórmula SOMARPRODUTO(pesos; notas) ÷ SOMA(pesos). Acrescente uma coluna de “evidência” para cada nota, com o que foi visto ou testado. Essa coluna é a que vai defender a decisão na diretoria.
Passo 4: aplique o mesmo roteiro de teste a todos
- Envie a todos os fornecedores o mesmo pacote: dez ativos reais, três planos, o histórico de seis meses de um equipamento crítico e os três problemas que o sistema precisa resolver.
- Peça que a demonstração resolva esses casos, com esses dados.
- Nos finalistas, faça o teste de campo: dois técnicos executam OS no celular, inclusive em área sem sinal, com foto. O guia de app offline no chão de fábrica descreve o teste.
- Peça por escrito o desenho da integração com o seu ERP e as perguntas do guia sobre API em software de manutenção.
- Peça a proposta em formato de custo total para três anos, como explicado em quanto custa um software de manutenção.
Passo 5: leve a decisão para a diretoria
A planilha pronta é o argumento. Na apresentação, em vez de slides com telas do sistema, mostre quatro coisas:
- Os pesos e o motivo de cada um. Isso mostra que o critério foi definido antes, pela realidade da planta.
- A nota ponderada dos finalistas, com a coluna de evidência ao lado.
- O custo total em três anos de cada finalista, lado a lado.
- Os riscos de cada opção, com o plano para tratar cada um: integração, prazo de implantação, adesão da equipe.
Quando a diferença de nota entre dois sistemas for pequena (menos de 0,2 ponto, por exemplo), trate como empate técnico e decida pelo critério de maior peso ou pelo custo total. Não force uma vitória que a planilha não mostra. E guarde a planilha: ela vira a referência para cobrar do fornecedor, na implantação, aquilo que foi mostrado na avaliação.
Um cuidado final: revise a planilha com alguém de fora da manutenção, como compras ou controladoria. Eles costumam enxergar itens de contrato e de custo que a equipe técnica deixa passar, e isso dá mais segurança à recomendação.
Quer tirar isso da planilha?O Sismetro junta ordens de serviço, preventivas, estoque e indicadores num só lugar, com app para os técnicos e integração com o ERP Senior.
Erros comuns na avaliação de CMMS
- Lista de funções com 150 linhas. Todo mundo marca “sim” em quase tudo, e a planilha não diferencia nada.
- Pesos definidos depois das demonstrações. Sem perceber, a equipe ajusta os pesos para justificar o sistema de que mais gostou.
- Técnico fora do processo. Quem vai usar o app todos os dias precisa testar e dar nota.
- Nota para promessa. “Está no roadmap” vale zero até estar no sistema.
- Esquecer o fornecedor. Peça para falar com clientes do seu setor e porte. Num CMMS como o Sismetro, por exemplo, a pergunta útil é como funciona a operação em indústrias parecidas com a sua, e não só a lista de módulos; vale o mesmo para qualquer fornecedor.
Depois de pontuar, olhe a lista dos melhores softwares de manutenção de 2026 para conferir se nenhum perfil relevante ficou de fora da pesquisa inicial.
Como próximo passo, reúna PCM, um supervisor, dois técnicos e TI por uma hora, defina os pesos dos sete grupos e escreva o motivo de cada um. Com essa página pronta, qualquer demonstração passa a ser avaliada pelo que importa para a sua planta.
Perguntas frequentes
Quais critérios usar para comparar CMMS?
Agrupe em execução em campo (app, offline, QR Code, foto), rotina de PCM (planos, programação, backlog), integração (ERP, API), estrutura (unidades, CNPJs, permissões), indicadores e relatórios, fornecedor (suporte, referências no setor) e custo total em três anos. Dê peso a cada grupo antes de ver qualquer demonstração.
Quantos fornecedores devo comparar?
Na fase de pesquisa, cinco a oito; no teste com dados reais, no máximo três. Mais do que isso consome o tempo do PCM e dos técnicos sem melhorar a decisão.
Quem deve participar da avaliação?
PCM, um supervisor, dois técnicos que vão usar o app, almoxarifado, TI e alguém de finanças ou compras. A diretoria entra na apresentação final com a planilha preenchida.
Como evitar que a demonstração do fornecedor influencie demais a nota?
Defina os critérios e os pesos antes das demonstrações, mande o roteiro para todos os fornecedores e só dê nota a partir de evidência: o que foi mostrado no sistema ou testado pela equipe, e não o que foi prometido.
