Controle dos 4 POPs obrigatórios: versão, revisão e registros de cada um em dia

O controle dos 4 POPs obrigatórios é a planilha em que o restaurante acompanha os Procedimentos Operacionais Padronizados que a RDC 216 exige: qual é a versão de cada um, quando foi aprovada, quando precisa ser revisada e se os registros que cada POP pede estão em dia. Ela abre no Excel e no Google Planilhas e foi feita para quem cuida das Boas Práticas da cozinha, seja a RT, o consultor, o dono ou o gerente.

Escrever os POPs costuma ser a parte fácil. O difícil é manter: o procedimento é revisado, a cópia antiga continua na pasta, a equipe nova não foi treinada na versão atual e o registro que o POP manda fazer para de ser preenchido. Esta planilha junta essas pontas em três abas: os POPs, os registros exigidos e o histórico de versões.

Quais são os 4 POPs obrigatórios

A RDC 216, da Anvisa, exige Manual de Boas Práticas e POPs nos serviços de alimentação, acessíveis aos funcionários e disponíveis à autoridade sanitária. Os quatro POPs são:

1. Higienização de instalações, equipamentos e móveis. O que limpar, com que frequência, com que produto e diluição, e quem faz.
2. Controle integrado de vetores e pragas urbanas. As ações preventivas da casa e, quando há aplicação de produto, a empresa especializada, com comprovante de execução.
3. Higienização do reservatório de água. Feita em intervalo máximo de 6 meses, com registro.
4. Higiene e saúde dos manipuladores. Regras de higiene pessoal, controle de saúde e capacitação periódica da equipe, com registro.

Estados e municípios podem ter regras complementares, como a Portaria CVS 5/2013 em São Paulo. Confira sempre a versão vigente da norma no portal da Anvisa e a regra do seu município. O post do Guia sobre os POPs obrigatórios da RDC 216 explica cada um em detalhe.

Como usar a planilha

1. Cadastre os POPs. Versão, data de aprovação, responsável e o prazo de revisão em meses. O prazo é definido pela casa; muita gente revisa uma vez por ano e sempre que o processo muda.
2. Marque o treinamento. Se a equipe ainda não foi treinada na versão atual, a situação do POP aparece como Treinar equipe.
3. Liste os registros exigidos. Cada POP gera registros: a planilha de limpeza diária, a higienização semanal da câmara fria, o comprovante da empresa de controle de pragas, o registro do reservatório, a capacitação e o controle de saúde da equipe. Informe a frequência e a data do último.
4. Atualize a data do último registro. O próximo registro e o status aparecem sozinhos. Registro atrasado puxa a situação do POP para Registros pendentes.
5. Guarde o histórico. Toda revisão vira uma linha no Histórico de versões, com o que mudou e quem aprovou.

Erros comuns com os POPs

• POP copiado da internet. O procedimento precisa descrever a sua cozinha, os seus produtos e a sua equipe. Um POP genérico não ajuda ninguém na hora de limpar.
• Duas versões na pasta. Quando o POP é revisado, a versão antiga sai de circulação e o histórico registra a troca.
• Procedimento sem registro. O POP diz o que fazer; o registro prova que foi feito. Sem o segundo, o primeiro vira papel.
• Reservatório esquecido. Como a higienização é semestral, ela some da memória. A planilha mostra o atraso antes da visita do fiscal.
• Registros jogados fora cedo. A RDC 216 pede que os registros de controle sejam mantidos por no mínimo 30 dias a partir da data de preparação dos alimentos. Confira se a regra local pede mais.

Para os registros do controle de pragas e da caixa d'água, use a planilha de controle de pragas e da caixa d'água. Para a rotina de limpeza do primeiro POP, a planilha de cronograma de limpeza da cozinha. E o manual de boas práticas é o documento que reúne tudo isso.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha funciona bem para uma loja. Com várias unidades, turnos e equipe de limpeza terceirizada, a prancheta na parede e a data atualizada à mão viram o ponto fraco. No Sismetro, os registros dos POPs viram checklists no celular, com foto, assinatura, nome e hora, e funcionam sem sinal. O gestor libera a versão do checklist e fica registrado qual padrão valia em cada dia. A manutenção da coifa e da câmara fria e a calibração dos termômetros entram no mesmo sistema. Veja a página de software de checklist para restaurantes.