Controle de amostras de alimentos: cada preparação coletada, guardada pelo prazo certo e descartada na hora

O controle de amostras de alimentos é a planilha em que a cozinha registra a amostra de cada preparação servida: o que foi coletado, em que dia e hora, quem coletou, por quanto tempo fica guardado e quando foi descartado. Ela abre no Excel e no Google Planilhas e serve para restaurante, UAN, cozinha industrial, bufê e evento que precisam guardar amostras.

A amostra é o que permite investigar um surto. Se alguém passa mal depois de uma refeição, a amostra guardada mostra se o problema estava no alimento servido. Por isso não basta coletar: é preciso coletar todas as preparações, guardar pelo prazo certo e só descartar depois dele, com registro.

A guarda de amostras é obrigatória?

A guarda de amostras não está na RDC 216. Ela é exigida por normas estaduais e municipais e por contratos de alimentação coletiva, como refeitórios de empresas, escolas e hospitais. O prazo mais citado é de 72 horas sob refrigeração. Como a regra muda de lugar para lugar e de contrato para contrato, esta planilha deixa o prazo de guarda e a quantidade mínima numa aba própria, Regras de guarda, com 72 horas como padrão editável. Confira a versão vigente da regra do seu município e o que diz o seu contrato. O post do Guia sobre por quanto tempo guardar amostra de alimentos aprofunda o tema.

Como coletar a amostra

1. Colete na hora da distribuição. A amostra representa o que o cliente comeu. Pegue a porção no balcão ou na linha, com utensílio limpo.
2. Use embalagem limpa e identificada. Saco próprio ou pote limpo, com o nome da preparação, a data, a hora e quem coletou.
3. Uma amostra por preparação. Arroz, feijão, carne, guarnição, salada e sobremesa: cada uma tem a sua.
4. Guarde sob refrigeração. Numa geladeira ou prateleira separada, longe dos alimentos do serviço, com a temperatura controlada.
5. Descarte só depois do prazo. E registre a data e quem descartou.

Como usar a planilha

1. Ajuste as regras de guarda. Prazo em horas e quantidade mínima de cada regra: a da casa, a do contrato, a do evento.
2. Registre cada amostra na coleta. Código, data, hora no formato 11:30, refeição, preparação, quantidade em gramas, regra e quem coletou. O descarte previsto, com data e hora, e o status aparecem sozinhos.
3. Confira cada refeição. Na aba Conferência por refeição, informe quantas preparações foram servidas. Se o número de amostras for menor, o status mostra Faltam amostras.
4. Descarte com registro. Quando o status for Liberada para descarte, descarte e preencha a data e o nome. Se alguém descartar antes da hora, a planilha marca Descartada antes do prazo.

Erros comuns no controle de amostras

• Coletar só o prato principal. A salada e a sobremesa também podem causar um surto. Uma amostra por preparação.
• Descartar na limpeza de segunda-feira. A amostra de sexta à noite descartada na segunda de manhã não cumpriu 72 horas. Olhe a data e a hora do descarte.
• Amostra sem identificação. Um saco sem nome, data e hora não serve para investigar nada.
• Geladeira das amostras sem controle. Se a geladeira esquentou, a amostra perdeu valor. Inclua essa geladeira no controle de temperatura de alimentos.
• Esquecer o fim de semana e o evento. As refeições fora da rotina são as que mais ficam sem amostra.

Para a nutricionista que acompanha a UAN, o checklist de UAN da visita técnica mostra onde a conferência das amostras entra no roteiro.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha funciona bem para uma cozinha com poucas refeições por dia. Com vários turnos, várias unidades ou contrato de refeição coletiva, a coleta anotada depois do serviço e o descarte sem registro viram o ponto fraco. No Sismetro, a coleta e o descarte viram checklists no celular, com foto, nome e hora, funcionando sem sinal. A geladeira das amostras entra no checklist de temperatura e, fora da faixa, vira pedido para a manutenção. Veja a página de software de checklist para restaurantes.