Controle de recebimento de mercadorias: cada entrega conferida, cada recusa com motivo

O controle de recebimento de mercadorias é a planilha em que o restaurante registra cada entrega que chega na porta da cozinha: fornecedor, produto, temperatura na chegada, embalagem, validade e a decisão de aceitar ou recusar. Ela abre no Excel e no Google Planilhas e responde à pergunta que o dono e a RT fazem quando aparece um problema: quem recebeu essa carne, a que temperatura ela chegou e por que foi aceita.

O modelo tem três partes que conversam entre si. Os critérios por tipo de produto definem o que é aceito. O registro de entregas aplica esses critérios e mostra, por fórmula, se a mercadoria deve ser aprovada ou recusada, e o motivo. A aba de fornecedores soma as entregas e as recusas de cada um, para a conversa com o fornecedor sair da impressão e ir para o número.

O que conferir no recebimento de mercadorias

O recebimento é o primeiro ponto de controle da cozinha. Se um produto entra fora do padrão, nenhum cuidado depois resolve. Na prática, a conferência passa por cinco pontos:

1. Temperatura. Resfriados e congelados são medidos na chegada com o termômetro espeto, no produto ou entre as embalagens. A planilha traz limites de exemplo (resfriado até 5 °C e congelado a -18 °C ou menos), que você ajusta pelo que está na embalagem do fabricante e pela regra do seu município.
2. Embalagem. Íntegra e limpa, sem furo, sem lata amassada ou estufada, sem caixa molhada.
3. Validade e rótulo. Produto identificado, com lote e validade legíveis. A planilha calcula quantos dias de validade o produto tem na entrega e compara com o mínimo que você definiu para cada tipo.
4. Aspecto. Cor, odor e textura normais. No congelado, nenhum sinal de descongelamento, como cristais de gelo grandes ou líquido no fundo da caixa.
5. Veículo e entregador. Baú limpo, refrigerado quando o produto pede, e entregador com uniforme limpo.

Como preencher a planilha

1. Ajuste os critérios. Na aba Critérios por tipo, revise a temperatura máxima aceita e a validade mínima na entrega de cada tipo de produto. Esses números são editáveis de propósito.
2. Cadastre os fornecedores. Um código curto por fornecedor, com a categoria e os dias de entrega combinados.
3. Registre cada entrega na hora. Data, nota fiscal, código do fornecedor, produto, tipo e a temperatura medida. Marque a embalagem e o aspecto e informe a validade. O resultado e o motivo aparecem sozinhos.
4. Recusou? Devolva e anote. O motivo calculado ajuda a explicar a devolução ao entregador e a registrar a reclamação com o fornecedor.

Quem recebe precisa ter o termômetro à mão e saber o que fazer quando a leitura passa do limite. E um termômetro que nunca foi verificado entrega uma leitura que não vale muito: veja a planilha de verificação de termômetros de cozinha.

Erros comuns no recebimento

• Receber no horário de pico. Com a cozinha cheia, a caixa vai direto para a câmara fria sem conferência. Combine janelas de entrega fora do serviço.
• Medir só um produto da entrega. Se chegaram carne, frango e laticínios, cada um precisa da sua leitura.
• Deixar a mercadoria esperando na porta. Resfriado e congelado conferidos vão logo para a câmara fria ou o freezer. Primeiro o que precisa de frio, depois os secos.
• Aceitar e anotar depois. O registro feito no fim do dia vira memória, não controle. O que vale é a linha preenchida na hora, com o nome de quem recebeu.
• Não usar o histórico com o fornecedor. Um fornecedor com 3 recusas em 10 entregas precisa de conversa, e o % de recusa da planilha mostra isso sem discussão.

Depois do recebimento, os produtos entram no controle de validade da cozinha. A planilha de controle de validade e PVPS continua esse trabalho, e o post do Guia sobre o checklist de recebimento de mercadorias no restaurante detalha a conferência por tipo de produto.

A planilha serve para mostrar ao fiscal?

A planilha organiza o registro. Quem define o que é aceito é a vigilância sanitária do seu município. A RDC 216 pede que os registros de controle sejam mantidos por no mínimo 30 dias a partir da data de preparação dos alimentos, e o que conta é a linha estar preenchida, com data, leitura e responsável. Confira a versão vigente da norma e a regra local.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha funciona bem para uma loja com poucos fornecedores. Quando são várias lojas, uma cozinha central ou muitas entregas por dia, o papel na porta da cozinha e a digitação depois viram o ponto fraco. No Sismetro, o recebimento vira checklist no celular, com foto da etiqueta e da leitura do termômetro, nome e hora de quem recebeu, e a resposta fora da faixa pede observação e foto na hora. As lojas ficam na mesma base, com painel comparando as unidades. Veja a página de software de checklist para restaurantes.