Controle de validade e PVPS: o que vence primeiro sai primeiro, e o que foi para o lixo vira número

O controle de validade e PVPS é o registro de cada item aberto ou manipulado na cozinha, com a data de preparo ou de abertura, o prazo e a validade, para que o que vence primeiro seja usado primeiro. Esta planilha de Excel, que também abre no Google Planilhas, calcula a validade de cada pote, mostra o que vence hoje e em até 2 dias, numera a ordem de uso entre potes do mesmo item e transforma o descarte em perda em R$.

Ela atende a duas dores ao mesmo tempo: a do fiscal, que abre a câmara e procura pote sem identificação ou vencido, e a do dono, que vê comida indo para o lixo e não sabe quanto isso custa no mês.

PVPS e PEPS: qual a diferença

PEPS é primeiro que entra, primeiro que sai: usa-se antes o que chegou antes. PVPS é primeiro que vence, primeiro que sai: usa-se antes o que vence antes, mesmo que tenha chegado depois. Na cozinha, PVPS é o critério mais seguro, porque um pote aberto hoje pode vencer antes de um que chegou ontem fechado. O guia PVPS: o que é e como aplicar na cozinha explica com exemplos.

Como definir o prazo de cada item

O prazo de validade de um alimento manipulado ou aberto não é escolhido na hora. Ele vem do manual de boas práticas da casa, definido com a RT, ou do rótulo do fabricante, que costuma dizer em quantos dias consumir depois de aberto. A RDC 216 fixa um limite: prato pronto refrigerado a 4 °C ou menos tem validade máxima de 5 dias. Estados e municípios podem ter regras próprias, como a Portaria CVS 5/2013 em São Paulo. Confira a versão vigente da norma e a regra do seu município.

Os prazos que vêm no exemplo da planilha são ilustrativos. Troque pelos do seu manual antes de usar.

Como preencher a planilha

1. Cadastre os prazos. Na aba Prazos, um item por linha, com categoria, conservação, prazo em dias e de onde vem o prazo. Use sempre o mesmo nome do item nas outras abas.
2. Lance cada pote. Na aba Itens abertos, informe a etiqueta, a data de preparo ou de abertura, o item, o local, a quantidade e quem preparou. O prazo, a validade, os dias para vencer e a situação aparecem sozinhos.
3. Siga a ordem PVPS. A coluna Ordem PVPS numera os potes do mesmo item: 1 é o que vence primeiro. Quando o pote acabar, marque Sim em Usado até o fim.
4. Registre o descarte. Na aba Descartes, data, etiqueta, item, motivo, quantidade e custo por unidade. A etiqueta marca o pote como Descartado, e a perda em R$ vai para o Painel.

A RDC 216 pede que o alimento preparado guardado tenha pelo menos o nome, a data de preparo e o prazo de validade, e que a matéria-prima fracionada mantenha a identificação. A planilha controla as datas; a identificação física continua no pote. Veja o guia etiqueta de validade de alimentos.

Erros comuns no controle de validade

• Pote novo na frente. Quem guarda põe o pote recém-preparado na frente e o antigo vence no fundo. Organize a prateleira pela validade.
• Prazo diferente a cada turno. Se cada um decide o prazo, o controle não vale. O prazo é o da aba Prazos, para todos.
• Descarte sem registro. Jogar fora sem anotar esconde a perda e o motivo. Sem o número, ninguém ajusta a produção do pré-preparo.
• Conferir só quando o fiscal chega. A conferência da validade é diária, de preferência na abertura e na troca de turno.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha funciona bem com uma cozinha e alguém que lança os potes todo dia. Com vários turnos, várias lojas e equipe que muda, a conferência volta a ser no olho e o registro atrasa. No Sismetro, a conferência de validade vira checklist no celular, aberto pelo QR Code da câmara ou da geladeira, com foto, nome e hora de quem conferiu. Pote vencido ou sem identificação é resposta fora do padrão: o app pede observação e foto e pode abrir uma solicitação para o responsável. O painel compara as lojas no mesmo padrão. Para mais ideias, veja como controlar a validade dos alimentos no restaurante.

Veja como funciona na página de software de checklist para restaurantes.