Relatório mensal de manutenção: o resumo do mês montado pelas próprias OS

O relatório mensal de manutenção é o documento que mostra à gerência o que a manutenção fez no mês, o que ficou para trás e quanto custou. Esta planilha de Excel, que também abre no Google Planilhas, monta esse resumo a partir das próprias ordens de serviço: você lança as OS uma vez e o resumo de cada mês sai por fórmula, sem copiar e colar.

Ela foi feita para o supervisor ou o PCM que todo início de mês passa horas juntando números de cadernos, e-mails e arquivos diferentes. Abaixo estão o que um bom relatório mensal precisa ter, como preencher o modelo e os erros que tiram a confiança no número.

O que colocar no relatório mensal de manutenção

• Volume de serviço: OS abertas e concluídas no mês. Se abre mais do que conclui por vários meses, a fila está crescendo.
• Corretivas: quantas falhas viraram OS. É o primeiro número que a produção vai perguntar.
• Aderência às preventivas: preventivas programadas para o mês e quantas foram feitas no mesmo mês. O guia de aderência à programação explica as variações desse cálculo.
• Backlog no fim do mês: OS abertas até o último dia e ainda não concluídas.
• HH e custo: horas trabalhadas e gasto com peças e serviços, comparado com o orçamento do mês.

Com esses números na mesa, o texto do relatório fica curto: o que ficou fora do plano, por quê e o que será feito. A coluna Leitura do mês já aponta se o mês ficou dentro do plano, com aderência abaixo da meta, com custo acima do orçamento ou com os dois.

Como preencher a planilha

1. Lance cada OS na abertura. Data, número, equipamento e tipo. Na preventiva, use a data em que ela estava programada, para a aderência ser calculada certo.
2. Feche a OS quando terminar. Informe a data de conclusão, o HH e o custo de peças e serviços. O custo total, os dias para concluir e a situação aparecem sozinhos.
3. Cadastre os meses. Na aba Resumo mensal, um mês por linha, com o primeiro dia do mês, o orçamento e a meta de aderência.
4. Revise antes de enviar. OS em aberto há mais de 30 dias aparecem em vermelho no registro. Confira se estão mesmo abertas ou se alguém esqueceu de fechar.

Erros que tiram a confiança no relatório

O mais comum é fechar OS em lote no fim do mês. A data de conclusão vira a data da digitação, a aderência parece boa e o tempo de atendimento fica errado. Feche a OS no dia em que o serviço terminou.

O segundo é contar custo no mês em que a OS abriu. Uma corretiva aberta no dia 30 e concluída no dia 5 do mês seguinte gasta no mês seguinte. Por isso a planilha soma HH e custo pela data de conclusão.

O terceiro é mudar a regra a cada mês. Se num mês a aderência conta a preventiva feita com atraso e no outro não, a comparação perde o sentido. Defina a regra uma vez e mantenha.

O quarto é o relatório que só mostra números. A gerência quer saber o que fazer com eles. Termine sempre com duas ou três ações, com responsável e prazo, e acompanhe-as no mês seguinte, como mostra o guia de como fazer relatório de manutenção.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha atende bem uma equipe que lança as OS com disciplina. Quando as OS chegam por vários canais, quando são várias unidades ou quando o relatório precisa sair no primeiro dia útil, a digitação atrasa tudo. No Sismetro, o técnico fecha a OS no celular com foto, peça, assinatura e tempo, o previsto x realizado das preventivas sai do cronograma e os painéis (Neural) ficam prontos para a reunião.

Para planejar o gasto do ano, use também a planilha de orçamento de manutenção. E veja como funcionam os dashboards de manutenção do Sismetro.