Planejamento de entressafra da usina: escopo, HH e avanço até a partida

A planilha de planejamento de entressafra é um modelo em Excel para organizar a parada anual de manutenção de uma usina de açúcar e etanol: você lista o escopo de serviços por setor (moenda, caldeira, destilaria, fábrica de açúcar, utilidades), define quem executa, quantas horas e quanto custa, e a planilha monta o cronograma em semanas, soma a carga de HH e acompanha o percentual concluído de cada setor até a partida da safra.

Entressafra bem feita começa durante a safra. Cada problema que não pode ser resolvido com a usina moendo vira uma pendência "para a entressafra", e é dessa lista que nasce o escopo. Quem só começa a planejar quando a moagem para descobre, na segunda semana, que a peça de prazo longo nem foi cotada. O guia de manutenção na entressafra trata da estratégia; aqui o foco é a ferramenta de planejamento.

O que tem em cada aba

Como planejar a entressafra na planilha

1. Junte as pendências da safra. OS adiadas, inspeções que apontaram desgaste, recomendações de fabricante e terceiros. Cada uma vira uma linha do Escopo, com setor e equipamento.
2. Informe o início, o número de semanas e a capacidade própria. O início é uma segunda-feira; a capacidade da equipe própria em HH por semana fica no topo da aba Carga e custo (440 HH no exemplo).
3. Detalhe o serviço o suficiente para estimar HH e material. "Revisar moenda" não é serviço; "recuperar camisas e frisos dos rolos do 1º terno" é. Sem esse nível, a estimativa de horas vira chute e o cronograma não fecha.
4. Defina próprio ou terceiro, semana de início e duração. Caldeiraria pesada, usinagem e serviços em altura costumam ir para terceiros. Leve em conta a dependência entre serviços: não dá para montar o rolo antes de a camisa voltar da recuperação.
5. Confira a carga e o custo. Se a ocupação da equipe própria passa de 100% numa semana, mova serviços ou contrate. Se o custo de um setor estoura o previsto, discuta antes de começar.
6. Toda semana, atualize o % concluído, o custo realizado e a data de status, e leve o Acompanhamento para a reunião com a diretoria.

As contas explicadas, com exemplo

Barras do cronograma

A semana de término é início + duração − 1, e cada célula do cronograma testa se a semana da coluna está nesse intervalo com SE e E (IF e AND). A recuperação dos rolos do 1º terno, com início na semana 1 e duração de 8 semanas, ocupa as semanas 1 a 8; a parte já concluída aparece preenchida de outra forma.

Carga de HH por semana

A planilha divide o HH de cada serviço igualmente pelas semanas de duração e soma, semana a semana, o que é próprio e o que é terceiro. Uma revisão de redutores com 640 HH em 6 semanas pesa cerca de 107 HH por semana. A ocupação própria é o HH próprio da semana dividido pela capacidade: se a semana soma 497 HH próprios contra 440 de capacidade, a ocupação é 113%, e é ali que vai faltar gente.

Custo por setor

Custo previsto (materiais + terceiros) e realizado são somados por setor com SOMASES (SUMIFS), com o desvio ao lado. É a base do orçamento de entressafra e o número que a diretoria vai comparar no fechamento.

Previsto, realizado e atraso

O % previsto de cada serviço na data de status é proporcional aos dias já decorridos da sua duração. Um serviço de 8 semanas (56 dias) com 42 dias decorridos deveria estar em 42/56 = 75%. Se o % concluído informado for 60%, ele fica mais de 10 pontos abaixo do previsto e aparece como Atrasado; com 70%, seria Em andamento.

Os totais por setor são ponderados pelas horas, porque concluir um serviço de 160 HH não pode valer o mesmo que concluir um de 1.800. Exemplo na moenda com três serviços: 960 HH a 50%, 640 HH a 100% e 800 HH a 25%. O cálculo é (960 × 0,50 + 640 × 1,00 + 800 × 0,25) / (960 + 640 + 800) = (480 + 640 + 200) / 2.400 = 55%. Pela média simples dos percentuais, daria 58%, um otimismo que costuma aparecer justamente quando o serviço grande está atrasado.

Erros comuns no planejamento de entressafra

• Escopo fechado tarde. Serviço que entra na terceira semana não tem material nem equipe. Feche o escopo antes do fim da safra e trate o resto como exceção aprovada.
• Ignorar o prazo de compra. Itens de fabricação sob encomenda podem levar meses. Marque no escopo o que depende de compra longa e acompanhe à parte.
• Programar a equipe própria a 100%. Sempre aparece serviço não previsto quando o equipamento é aberto. Deixe folga.
• Esquecer as inspeções legais. A caldeira e os vasos de pressão têm inspeções que costumam ser feitas na entressafra, e elas definem o caminho crítico. O texto sobre manutenção de caldeira de bagaço trata da inspeção e da NR-13.
• Não reservar tempo para testes e partida. A última semana não é para terminar serviço; é para testar, corrigir e partir. Quem ocupa essa semana com montagem parte a safra com problema.
• Não registrar o que foi feito. Na safra seguinte, ninguém sabe se a bomba que falhou foi revisada ou não. Toda execução precisa de registro.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha planeja bem uma entressafra. O problema é que, com centenas de serviços, dezenas de terceiros e várias frentes ao mesmo tempo, o acompanhamento passa a depender de alguém percorrer a usina e atualizar percentuais à noite. E o que foi feito não vira histórico do equipamento para a próxima safra. Para coordenar tudo isso, o texto sobre como liderar uma parada programada traz o lado da gestão de pessoas.

Use esta planilha para montar o escopo e o cronograma desta entressafra. Se a sua usina já sofreu para acompanhar o avanço no papel, teste o Sismetro grátis com um setor, de preferência a moenda, e compare na partida. O verbete entressafra do glossário resume o conceito para quem está chegando ao setor.