O orçamento de entressafra é a previsão de quanto a usina vai gastar na parada anual de manutenção, montada serviço a serviço a partir do escopo congelado e organizada por área e por natureza de gasto (materiais, terceiros, recuperações, mão de obra, locações, inspeções e contingência). Ele só é útil se for controlado durante a parada, comparando orçado, comprometido e realizado toda semana.
Na maioria das usinas, o orçamento de entressafra nasce de um jeito conhecido: pega-se o gasto do ano anterior, aplica-se um reajuste e corta-se um pouco porque a diretoria pediu. O resultado é um número que ninguém consegue defender item por item e que vira estouro em fevereiro, quando a caldeira abre e aparece o que não estava previsto.
De onde devem vir os números?
Um orçamento defensável combina duas visões, e a diferença entre elas é o que mais ensina.
- De baixo para cima (por serviço): cada serviço da lista congelada recebe estimativa de materiais, horas próprias, terceiros e recursos de apoio. Esta é a base do orçamento. A lista em si sai do processo descrito em manutenção na entressafra.
- De cima para baixo (histórico por área): quanto cada área gastou nas últimas duas ou três entressafras, corrigido por preço e por mudanças de escopo. Serve de teste de sanidade.
Se a estimativa por serviço da área de caldeiras dá R$ 2,1 milhões e o histórico mostra R$ 3,4 milhões em média, há duas explicações possíveis: o escopo deste ano é realmente menor, ou faltam serviços que sempre aparecem e nunca são planejados. Descobrir qual das duas é verdadeira antes da aprovação vale mais do que qualquer planilha.
Como estruturar o orçamento de entressafra
Use duas dimensões: área (recepção e preparo, moenda ou difusor, caldeiras, tratamento de caldo e fábrica de açúcar, destilaria, cogeração e elétrica, utilidades) e natureza de gasto. A tabela mostra as naturezas mais comuns e o que costuma dar errado em cada uma.
| Natureza | O que inclui | Armadilha comum |
|---|---|---|
| Materiais e peças | Peças de reposição, tubos, chapas, rolamentos, correntes | Material comprado sem OS que vira estoque sem dono |
| Serviços de terceiros | Pacotes de caldeiraria, montagem, isolamento, limpeza industrial | Contrato por homem-hora sem escopo fechado |
| Recuperações externas | Camisas de rolos, eixos, rebobinamento de motores, balanceamento | Custo de transporte e prazo esquecidos |
| Mão de obra própria adicional | Horas extras, temporários, alojamento e alimentação | Hora extra estimada pela média, e não pelo cronograma |
| Locações e apoio | Guindastes, andaimes, plataformas, geradores, ferramentas especiais | Andaime que fica montado semanas além do necessário |
| Inspeções e ensaios | Inspeções da NR-13, ensaios não destrutivos, ensaios elétricos, análises de óleo | Tratadas como “pequenas” e esquecidas |
| Contingência | Reserva para o que a abertura dos equipamentos vai revelar | Percentual linear espalhado por todas as áreas |
Separe desde o início o que é manutenção (despesa) do que é melhoria ou reforma que aumenta a vida útil ou a capacidade (investimento). A regra contábil é da controladoria, mas a classificação precisa nascer na OS. O tema está em CAPEX e OPEX na manutenção.
Passo a passo para montar
- Feche a lista preliminar no meio da safra e estime primeiro os itens de prazo longo, que precisam de pedido antes do fim da moagem.
- Estime cada serviço com materiais, horas próprias, terceiros e apoio. Para serviços repetidos (recuperação de rolos, retubagem), use o custo real das últimas entressafras, tirado das ordens de serviço.
- Compare com o histórico por área e explique as diferenças acima de 15%.
- Dimensione a contingência por risco, não por percentual linear. Áreas em que a inspeção define o escopo (caldeiras, evaporadores, tubulações de vapor) pedem reserva maior. Áreas com escopo conhecido (troca programada de correntes) pedem pouca ou nenhuma.
- Monte a curva de desembolso mês a mês, de acordo com o cronograma de compras e de serviços. O financeiro precisa saber quando o dinheiro sai, não só quanto.
- Aprove e congele. A partir daí, toda inclusão passa por controle de mudança, com custo e justificativa.
Um exemplo de contingência por risco: a caldeira 3 tem previsão de troca de 90 tubos, mas o histórico mostra que a inspeção interna já revelou entre 40 e 160 tubos a trocar nas últimas safras. Orçar 90 tubos e mais 10% não cobre o cenário ruim. Faz mais sentido orçar o caso provável e reservar na contingência da área de caldeiras o valor de mais 50 tubos, com mão de obra, liberado só se a inspeção confirmar.
Como controlar o orçamento durante a entressafra
Controle de entressafra feito só pelo realizado contábil chega atrasado: a nota fiscal do terceiro entra semanas depois do serviço. Por isso o acompanhamento semanal deve olhar três números por área.
- Realizado: o que já foi consumido ou faturado.
- Comprometido: pedidos e contratos emitidos que ainda não viraram realizado.
- Estimativa para concluir: o custo previsto dos serviços que faltam, revisado com o que já se sabe.
Previsão de fechamento = realizado + comprometido + estimativa para concluir.
Exemplo na décima semana de uma entressafra de 18: orçamento aprovado de R$ 18,4 milhões, realizado de R$ 7,9 milhões, comprometido de R$ 6,8 milhões e estimativa para concluir de R$ 4,6 milhões. A previsão de fechamento é R$ 19,3 milhões, 4,9% acima do orçado. Com oito semanas pela frente ainda dá para decidir o que fazer: liberar contingência, adiar um serviço não crítico para a safra ou pedir suplementação com justificativa. Na décima sétima semana, só dá para explicar.
Cada desvio deve ter motivo classificado: preço (o item custou mais), quantidade (precisou de mais material ou horas), escopo novo (serviço incluído) ou achado de inspeção. Essa classificação mostra se o problema está na compra, na estimativa ou no congelamento do escopo.
Tudo isso depende de cada requisição de material, pedido e apontamento de horas estar ligado a uma OS e a um centro de custo. Num CMMS como o Sismetro, o custo das peças retiradas do estoque fica vinculado à OS, e a integração com o ERP Senior evita digitar duas vezes o que já está no pedido de compra. A lógica de rateio está em centro de custo na manutenção.
Quer tirar isso da planilha?O Sismetro junta ordens de serviço, preventivas, estoque e indicadores num só lugar, com app para os técnicos e integração com o ERP Senior.
Como fechar o orçamento depois da partida
A entressafra termina para a operação no dia da partida, mas para o orçamento ela só termina quando as últimas notas entram e alguém compara o orçado com o realizado serviço por serviço. Esse fechamento costuma ser abandonado porque a safra já começou e todo mundo está ocupado. É justamente ele que alimenta a estimativa do ano seguinte.
Um fechamento simples tem três partes. Primeiro, o desvio por área e por natureza, com o motivo classificado. Segundo, a lista de serviços que entraram depois do congelamento, com o custo de cada um. Terceiro, os custos unitários reais dos serviços repetitivos (por tubo trocado, por camisa recuperada, por motor rebobinado), que viram referência para a próxima estimativa. Com duas ou três entressafras fechadas desse jeito, o custo de manutenção deixa de ser um número herdado e passa a ser um número construído.
Erros comuns
- Orçamento igual ao do ano passado mais reajuste. Não reflete o escopo e não se defende item a item.
- Contingência consumida no começo. Se ela é distribuída por todas as áreas, vira verba livre e acaba antes de a caldeira abrir.
- Terceiro sem escopo fechado. Contrato por hora em serviço de escopo incerto é o maior gerador de desvio. Veja contratos de manutenção.
- Não fechar a entressafra. Sem comparar orçado e realizado por serviço depois da partida, o próximo orçamento repete os mesmos erros.
Próximo passo
Antes de montar o próximo orçamento, levante o realizado da última entressafra por área e por natureza, e marque quais gastos não estavam no orçamento original. Essa lista de “sempre aparece e nunca é planejado” é o primeiro ajuste. Para acompanhar o resultado, use os indicadores de entressafra descritos em indicadores de manutenção para usinas, e para a visão do ano inteiro veja orçamento anual de manutenção.
Perguntas frequentes
Quando começar a montar o orçamento de entressafra?
No meio da safra, com a lista preliminar de serviços. Os itens de prazo longo precisam de orçamento e pedido antes do fim da moagem. O orçamento final é fechado junto com o congelamento do escopo, algumas semanas antes da parada.
Quanto reservar de contingência no orçamento de entressafra?
Não existe percentual único. A contingência deve ser dimensionada por risco: maior nas áreas em que a inspeção define o escopo, como caldeiras e evaporadores, e pequena onde o escopo é conhecido. Ela deve ficar centralizada e ser liberada com justificativa.
Qual a diferença entre comprometido e realizado?
Realizado é o que já foi consumido ou faturado. Comprometido é o que já foi contratado ou pedido, mas ainda não virou despesa. Somando os dois com a estimativa do que falta, você tem a previsão de fechamento da entressafra.
Reforma de equipamento entra no orçamento de manutenção?
Depende da classificação. Reparo que mantém a condição original é manutenção; reforma que aumenta vida útil ou capacidade pode ser investimento. A regra é definida pela controladoria, mas cada serviço precisa ser classificado já na OS para o orçamento separar os dois.
